項目會議如何管理(如何有效管理項目會議)?

管理會議是一項很重要的管理功能。這包括計劃、組織、指導和控制。一個管理良好的會議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益於協調團隊成員的努力和對項目事項獲得即時反饋提供了一種集體解決項目問題和獲得機遇的方式。會議主持人通過計劃、主持和引領會議創造適當的團隊氣氛。他她必須明確對會議的期望。依據項目要達到的目標主持人必須指導、闡明、控制、總結和評估會議結果。如果主持人在會上講得過多會議可能會低效。主持人的影響取決於與會者對他她要達到會議目標努力的認可度和他她幫助與會者達到這些目標的技能和效率。

項目會議如何管理(如何有效管理項目會議)

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工具/原料

日事清

日事清-項目管理,工作計劃

會議可能是低效的或完全是浪費時間的,特別是項目經理所犯下面一些常見的錯誤

•召集太多或太少的會議。

•在會前忽視分發會議日程。

•沒能邀請有決策權的管理人員。

•沒能與在會上做主要發言的人員協調。

•在瑣碎的事情上花費太多的時間。

•沒能將活動任務分配給具體人員。

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下面就如何有效管理會議提供一些實用性指南。

會議前。

按前面所論述的問答程序決定會議是否確實需要。如需要,那麼就要:

•確定會議目標,要把項目進展或狀態評審會議與問題解決會議分開舉行。

•為會議討論設定基本規則。

•確定誰確實要參加,並只邀請這些人員。

•儘早通知與會者會議的目標、地點和時間。

•事先分發會議日程。

•列出要在會上涉及到的事項並預演會上的發言。

•按時開始和結束會議。

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會議期間。

為了使會議儘量簡短,且富有成效項目經理應做到以下幾點:

•制定具體時間限制,並堅持這一時限。

•會議一開始,就要明確會議的具體目標。

•多從與會者處瞭解情況(聽應多於講)。

•使會議按日程進行,防止與會者“跑題”。

•利用直觀教具幫助說明你的觀點,鼓勵其他與會者效仿。

•就是否達成一致意見或仍然存在分歧,定時總結討論結果。

•當工作需要進一步完成時,將工作分配給團隊成員。

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會議後。

當然,絕大多數工作要在會議之外完成。因此,要跟蹤團隊成員所分配的工作和分發準確的會議記錄並在下次會議上使用會議記錄檢查工作結果。

要保留會議記錄特別是項目計劃、組織和評估會議的記錄。這些記錄要簡潔、清楚和具體。會議記錄可以包括下面內容:

•下次會議的時間、地點和說明。

•這次會議的時間和地點與會者名單及其在項目中擔任的角色。

•討論的會議事項。

•已達成一致的決定和需要進一步研究的問題。

•活動事項和負責跟蹤及在下一次會議上向團隊彙報的人員。

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做一個工作總結

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