公關書信禮儀

General 更新 2021年12月02日

  文字是人際溝通的基本手段之一。掌握各種文書的規範格式和寫信要求,明確寫作的語言表達和詞語運用,能夠很好的交流感情、傳遞資訊、溝通聯絡、聯絡事物。接下來小編帶你瞭解一下。

  

  所謂文書,指藉助於文字而形成的各種書面材料。可分一般性私人文書和工作性公務文書。

  書信是人們生活中最為普通、最為古老的一種溝通方式。掌握書信的格式和要求,有助於更好地發揮書信的功能。

  書信和格式:信文由稱謂、正文、敬語、落款及時間四部分組成。

  稱謂:應在第一行頂格寫,後加冒號,以示尊敬。稱謂應尊循長幼有序、禮貌待人的原則,選擇得體的稱呼。

  正文:正文是信函的主體。可根據物件和所述內容的不同,靈活地採用不同的文筆和風格。

  1、問候語。問候語要單獨成行,以示禮貌。有“你好”、“近好”、“節日好”等。

  2、先詢問對方近況和談與對方有關的情況,以表示對對方的重視和關切。

  3、回答對方的問題或談自己的事情和打算。

  4、簡短地寫出自己的希望、意願或再聯絡之事。

  敬語:寫信人在書信結束時身對方表達祝願、勉慰之情的短語。多用“此致、即頌、順祝”等詞緊接正文末尾。下一行項格處,用“敬禮、X安、安康”等詞與前面呼應。

  落款及時間:在信文的最後,寫上寫信人的姓名和寫信日期。署名應寫在敬語後另起一行靠右位置。一般寫給領導或不太熟悉的人,要署上全名以示莊重、嚴肅;如果寫給親朋好友,可只寫名而不寫姓;署名後面可酌情加啟稟詞,對長輩用“奉、拜上”,對同輩用“謹啟、上”,對晚輩用“字、白、諭”等詞。

  信封:信封上應依次寫上收信人的郵政編碼、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和郵政編碼。

  郵政編碼要填寫在信封左上方的方格內,收信人的地址要寫得詳細無誤,字跡工整清晰。發給機關、團體或單位的信,要先寫地址,再寫單位名稱。收信人的姓名應寫在信封的中間,字型要略大一些。在姓名後空二、三字處寫上“同志、先生、女士”等稱呼,後加“收、啟、鑑”等字

  寄信人地址、姓名要寫在信封下方靠右的地方,並儘量寫得詳細周全一些。最後填寫好寄信人的郵政編碼。

  公關傳真禮儀

  第一,必須合法使用。國家規定:任何單位或個人在使用自備的傳真裝置時,均須嚴格按照電信部門的有關要求,認真履行必要的使用的手續,否則即為非法之舉。

  具體而言,安裝、使用傳真裝置前,須經電信部門許可,並辦理相關的一切手續,不準私自安裝、使用傳真裝置。

  安裝、使用的傳真裝置,必須配有電信部門正式頒發的批文和進網許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真裝置,必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測,然後方可到電信部門辦理使用手續。

  使用自備的傳真裝置期間,按照規定,每個月都必須到電信部門交納使用費用。

  第二,必須得法使有。使用傳真裝置通訊,必須在具體的操作上力求標準而規範。不然,也會令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼,應被正確無誤地告之自己重要的交往物件。一般而言,在商用名片上,傳真號碼是必不可少的一項重要內容。

  對於主要交往物件的傳真號碼,必須認真地記好,為了保證萬無一失,在有必要向對方傳送傳真前,最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方,又不至於發錯傳真。傳送傳真時,必須按規定操作,並以提高清晰度為要旨。與此同時,也要注意使其內容簡明扼要,以節省費用。

  單位所使用的傳真裝置,應當安排專人負責。無人在場而又有必要時,應使之自動處於接收狀態。為了不影響工作,單位的傳真機儘量不要同辦公電話採用同一條線路。

  第三,必須依禮使用。商界人員在使用傳真時,必須牢記維護個人和所在單位的形象問題,必須處處不失禮數。

  在傳送傳真時,一般不可缺少必要的問候語與致謝語。傳送檔案、書信、資料時,更是要謹記這一條。 出差在外,有必要使用公眾傳真裝置,即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時,除了要辦好手續、防止洩密之外,對於工作人員亦須依禮相待。

  人們在使用傳真裝置時,最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真後,應當在第一時間內即刻採用適當的方式告知對方,以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時,千萬不可拖延時間,耽誤對方的要事。

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