辦公自動化系統的特點及作用

　　辦公自動化系統是搭起戰略和執行之間的橋樑，同時辦公自動化系統可以讓讓管理變得簡單而有效。下面由小編向你推薦，希望你滿意。

　　辦公自動化系統的特點

　　1.新任務主動通知，處理更及時、更方便

　　新任務主動通知是業務能夠得到及時辦理的最重要保證。所有新資訊都能夠在幾秒內主動通知到桌面，包括新的公告、訊息、公文、審批報表等。

　　2.操作特別簡單，與OFFICE完美結合，只要會簡單操作電腦，使用者無需培訓即可熟練使用。

　　3.簡訊提醒，確保主動聯絡

　　簡訊提醒模組讓主動通知無處不在，重要資訊決不錯過，業務處理更及時。

　　4.審批狀態可追蹤

　　能夠追蹤所有已處理和待處理的事務，並根據其狀態決定審批的走向。不僅僅如此，所有資訊都可以追蹤其閱讀或處理狀態，跟蹤業務處理的最新狀態和所有審批人的處理時間、意見，甚至每個人修改的痕跡。

　　5.強大的工作流程處理

　　***1***流程可以自由定義，可以根據發展需要隨時修改。

　　***2***流程能及時處理，允許檢視審批人線上狀態，主動通知到桌面或簡訊提醒，特殊情況下還可以“撤辦”，讓業務及時辦理

　　***3***流程可以追蹤狀態和保留痕跡，每個人在流程中所作的改動都被作為原始單據保留，以備追查。

　　***4***多種流程審批模式，可以滿足使用者的各種業務審批要求：

　　***5***流程中能夠同時處理文件和資料，OA網路辦公自動化系統允許業務資料以審批方式經過多人協同處理，資料更新時能夠主動通知到指定人，因此在協同工作和適用範圍上更強。

　　6.科學嚴密的考核體系

　　辦公自動化系統中對處理的每一筆業務實現了計算機的自動考核，在事務處理的每一個環節都可設定相應的考核專案，按照考核細則量化的分值由計算機逐條比對考核，對於文字、材料性的考核，計算機給出提示性的考核方案，通過人機結合方式予以考核，從而完成目標責任制考核辦法。

　　7. 功能豐富

　　辦公自動化系統中提供了通知公告、郵件、簡訊、業務諮詢、考勤、精神文明建設、法律法規庫、人事資訊、工作部署、工作日誌等眾多功能，使系統的功能更加強大。

　　辦公自動化系統的作用

　　1、共享資源

　　· 實現知識管理，使組織內的先進經驗、技巧和知識得到充分、快速的共享利用;

　　· 共享、標準化各種生產、銷售、財務、制度等文件和表單，實現無紙化辦公;

　　· 及時得到通知、公告、新聞、情報等各種資訊，實現資訊的暢通直達;

　　· 在資源網路中，任何人都可以直接檢索自己需要的各種資源資料;

　　· 各種資源可以設定訪問許可權，實現有級別的公開，保護核心資料安全。

　　2、規範流程

　　· 使辦公流程清晰、規範、可控，可以保留流程，有據可查;

　　· 消除不必要的流程和環節，避免重複勞動，提高工作效率;

　　· 實現辦公流程的自動化，代替大量手工操作，解放人的創造性;

　　· 杜絕推諉和扯皮現象，使每個人責任清晰，約束其迅速執行;

　　· 不同的流程和表單可以同步、共享、交叉、分流、合流，實現協同辦公。

　　3、推動執行

　　· 清晰每個人的責任和計劃、目標、任務，工作透明化，自我促進完成;

　　· 方便的監督、指導和溝通、反饋機制，及時發現問題、解決問題;

　　· 隨時得到好的資源、知識、經驗，利於協同合作，創造工作的優化環境;

　　· 避免低端和重複性工作，解放束縛，將人的創造性發揮更大價值;

　　· 提升自信，釋放活力，以先進的辦公方式促進人員素質的提升。

　　辦公自動化系統的優勢

　　1、OA辦公自動化系統規範了企業管理，提高了員工的工作效率;

　　通過OA辦公自動化系統的工作流系統，各種檔案、申請、單據的審批、簽字、蓋章等工作都可在網路上進行，節省了大量的寶貴時間，同時由於系統設定的工作流程是可以變更的，可以隨時根據企業自身的實際情況來設計出個性化的流程，一些彈性較大的工作也可以井然有序的進行。

　　2、OA辦公自動化系統節省了大量的企業運營成本;

　　OA辦公自動化系統最主要特色之一就是無紙化辦公，無紙化辦公幫助企業降低了辦公耗材成本;工作審批流程的規範可為員工節省大量工作時間，節省了人力成本;完善的資訊交流渠道可以大幅降低電話費及差旅費用。

　　3、OA辦公自動化系統消除資訊孤島、資源孤島;

　　OA辦公自動化系統的協同性可以徹底消除由於企業內部各業務系統相互獨立、資料不一致，資訊共享程度不高、管理分散、管理維護工作量大等因素形成的一個個“資訊孤島”、“資源孤島”，達到資源的有效共享。

　　4、OA辦公自動化系統實現知識傳播;

　　實現企業對其最重要資產―知識的高效管理、積累沉澱、傳播、應用，完全擺脫人員流動造成的知識的流失。

　　5、OA辦公自動化系統打破了時間與空間的束縛;

　　全面支援移動辦公，各級領導和員工能夠跨越時空障礙，使用聯網的平板電腦或智慧手機，隨時隨地無縫協同、輕鬆辦公。

　　6、OA辦公自動化系統提供全程跟蹤和管控;

　　全面記錄業務處理的全過程，誰、何時、做過何種操作，瀏覽和跟蹤業務進展狀態，根據需要進行監督和預警，落實風險管理和內部控制。

　　7、OA辦公自動化系統提高企業競爭力、凝聚力;

　　員工與上級溝通很方便，資訊反饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺，從而有效的增強了企事業的凝聚力與核心競爭力。