前期工作資料大多較為零散，未做統一化的整理。所以當合約訂立後，應該進行較為縝密的整理作業，以適應未來龐大的行政及酒店裝修設計作業需求。
方法/步驟
1行政資料處理
行政資料庫包含一般行政、設計行政作業與會計作業所應建立的專案資料庫，對於酒店裝修設計行政資料包含的工作日報表與進度追蹤工作，由設計部提供行政部做追蹤管理，並提供公司主事者或業務承辦單位參考。
2設計資料處理
裝修設計工作資料庫則包含設計工作進行中所有相關的設計資料、圖檔與文件等整理方式、建檔程式。
對於簽證的文書部分，則必須打印出來，經雙方簽證後存入文書資料夾內。這類文書對於工作確認是否完成至為重要。經過雙方確認的文書，具有法律上認證的依據。一般關於酒店裝修設計流程檔案對於工作來說沒有決定性的作用，卻對一個流程的工作給予確認。所以不管會議記錄或者通聯記錄都需要保留存檔。