作為一家要去國外參加展覽會的企業，如何辦理相關人員的出國手續和簽證自然是他們非常關心的問題。鑑於我國政府目前對出入境管理還相對比較嚴格。展覽行業的行政審批制度依然存在，參展人員如何辦理出國手續還需要依據其所持有的護照型別來決定。
私人護照
私人護照外觀顏色為紫紅色，正面寫有“中華人民共和國護照”字樣，由公安部出入境管理局及其在各地的派駐機構簽發，通常有效期為5年，我國公民申請此類護照通常比較方便。由申請人在其戶口所在地的出入境管理部門申請（從9月1日起，北京，上海等城市的居民僅憑藉身份證，戶口本就可以按需申頷護照，有些地區的公民需要提供其所在單位開具的同意涵或國外邀請人出具的邀請函，作為打算出國參展的人員，可以請國外客戶幫助出具邀請函以辦理私人護照），申請人在提交材料後通常會在兩週後得到護照。
私人護照持有者申請簽證相對手續較為簡便。大致程式如下：拿到博覽會正式邀請函→撥打使館；簽證約電話，預約時間→在簽證當天帶齊材料按時到達使館面試→取簽證；在此過程中，參展人員需要了解以下幾點：
博覽會正式邀請函由中國組團方統一向博覽會索要，並在參展人員向組團方交齊費用後下發，參展人員也可要求國外客戶幫助其出具邀請函，但簽證風險相對較大。
有些國家使領館需要預約簽證時間，如美國，德國等，有些國家則不需要，如英國等，參展人員可以自行安排時間前去面試。但約簽證時通常需要提供申請人護照號，姓名，出生日期，簽證約電話不需要申請人親自撥打。需要注意的是，有些國家在簽證高峰時段很難撥通電話，需要連續撥打。德國，美國等到熱點國家在每年年底及七八月份為簽證高峰期，申請人預約的簽證時間可能為其預約時間後30天，故請提前預約，以免延誤展覽會。
通常持私人護照的簽證申請者應在其所在領區的使領館與簽證官面試（各國使領館規定），許多國家在中國的使領館通常設在北京、上海、廣州三地。也有些國家不接受本人預約，如日本，必須要求申請人將材料送至指定簽證代辦機構，由其統一辦理。
有些國家對在一段時間內去過該國的申請人提供免面談服務，由申請人將其申請材料送交中信實業銀行，德國工商大會等代辦機構。
有些國家要求申請人在面試當天以現金形式交納簽證費，也有些國家需提前交納到指定代收銀行，如美國需提前交納中信實業銀行。
有些國家在申請人面試結束後1小時內即可將頒發簽證，如美國，也有些國家需要一週後頒發簽證，如德國，義大利，申請人可以委託他人代取簽證。
申請人面試時，通常需要攜帶以下材料（特指如參展之類的商務簽證）：填寫完整的簽證表，護照，博覽會主辦方出具的正本邀請函，博覽會參展攤位證明，博覽會參展攤位費發票，申請人所在單位出具的經濟擔保函，申請人名片，身份證及戶口本原件，影印件，結婚證書，在職證明等，申請人所在單位營業執照影印件，信用證明以及所從事的商務活動的證明檔案，申請人曾去過其他國家並回國的簽證頁的影印件，申請人所擁有的財產照片，例如：住房，汽車等（如有），申請人銀行存款證明及國際信用卡等。
因公普通護照
因公普通護照外觀顏色為棕色，正面寫有“中華人民共和國因公普通護照”字樣，由外交部及其在各地人民政府外辦簽發，通常有效期為2年或3年，因我國政府目前對因公出國管理較嚴，許多私營及民營企業的參展人員尚未具備申領因公普通護照的資格，故參展人員應先向其單位所在地的人民政府外事辦公室諮詢自身企業是否具備申領因公普通護照的資格。若具有該資格，則可以按照因公護照的手續申請簽證。
因公護照持有者申請簽證相對手續較為繁瑣，大致程式如下：組團單位下發出國任務通知書及出國任務批件——參展單位在當地政府及相關部門辦理出國任務確認件及政審手續——辦好後將材料交至當地政府外辦或組團方——由當地政府外辦或組團方統一送籤—由當地政府外辦或組團方統一取簽證。需要注意的是，因為主要出展國家都是分領區受理簽證，各領區的簽證需要由申請人委託當地人民政府外辦送籤。