近二十餘年來,OA辦公系統以其日益強大的辦公自動化功能越來越受到管理者的青睞,成為國內眾多企業的必備軟體。從第一代OA的硬體配置階段到第七代的移動OA,發展至今,OA辦公系統已經不僅僅侷限於作為內部溝通或資訊釋出的平臺,還提供一系列強大的功能,如文件管理自動化、工作流程自動化、行政日常事務處理等。
對於一個企業來說,不同的階段對於資訊化的需求是不同的。在公司的發展初期,一般只要滿足行政辦公管理、文件管理等初級資訊化管理需求即可;在公司發展中期,資訊化需求逐步擴大到流程規範管理、知識管理。對於上了規模的企業來說,最迫切需要的是一個統一的企業運營管理平臺,要求OA能夠實現與其他業務系統的整合。這是因為,上了規模的企業每一年都會圍繞公司戰略目標制定年度計劃,並把計劃分解到各個部門,甚至是個人;在實際的執行過程中,管理者需要實時地知道每一個計劃的落實情況如何,出現了哪些問題或風險。
隨著企業發展壯大,很多企業對於OA的需求也發生了變化。企業領導關心的不僅僅是辦公自動化,對於辦公室管理也有了一些新的需求:OA不應該只是一個辦公自動化的平臺,還應該是一個運營管理的平臺,可以實時管控辦公人員的工作效率和質量,實現企業業務的精細化管理。
然而,許多管理者逐步發現:傳統的OA雖然能夠實現辦公室辦公的全面自動化,但是卻無法對辦公的效率和質量進行掌控,在方便辦公室人員辦公的同時,往往未能帶來企業真正意義上的效益提升。
管理學大師湯姆.彼得斯說:“所有的白領工作都是專案工作”,所以,要管好辦公室的工作效率和質量,則需要有一個比OA更精細化、更有力度的專案管理平臺。8thManageOA+專案管理一體化就是讓企業管理層可以實時掌握員工辦公效率和質量,跟蹤策略以及計劃執行情況的新一代OA,通過嵌入專案管理軟體,將智力工作量化,轉換成“生產線”的量化管理。總的來說,8thManage OA+專案管理通過以下三個功能實現對人員辦公時間、成本及質量的管控.
(1)細化工作分解與責任分解。
傳統的OA雖然也有計劃/任務管理的功能,但相對比較簡單,通常都是領導指派一個任務,或者制定一個計劃的標準,由下面的人執行,並在執行完成後以郵件的形式在進行上報,只完成了辦公管理中檔案流轉的功能,卻無法覆蓋工作執行範疇。而OA+專案管理除了實現辦公自動化外,成功將觸角延生到了策略以及計劃的執行範疇,不僅支援計劃和任務的審批、通知,通過引入專案管理功能,還能對任務、工作進行劃分、指派以及進度的跟進。在系統上,管理層可線上制定策略以及計劃,並將計劃/策略下發給相關負責人,再由相關負責人在系統上進行計劃的細分,即將一個大的計劃分解成若干個小活動,併為每一個小活動指定對應的負責人。通過系統的概覽頁面,管理人員即可實時瞭解每個活動的執行情況,實現對進度管控的同時,能夠根據實際情況及時做出調整,促進專案的落實。
(2)量化工作與成本。
8thManageOA+專案管理能夠對專案時間以及成本進行管控。首先,制定計劃/任務下面的若干個小活動的執行時間和使用資源計劃,包括每一個小活動需要多少時間完成、申請多少資源(人力資源、裝置、物資等)。其次,在實際執行中若出現逾期或超支的情況,這些資料均會在專案的WBS頁面高亮顯示。管理層只需要通過WBS頁面即可對專案進度一目瞭然,清楚地瞭解到專案是否按照進度完成,有效監控專案成員的工作效率及資源是否使用過度,實現事中監控和調整。
(3)跟蹤工作進度與質量。
OA+專案管理系統是一個實時跟進的一體化管理工作平臺。對於不同活動負責人更新的資訊,系統會實時彙總,並自動關聯相關活動,形成一張實時關聯的概覽地圖,清晰的展示專案進度,極大地方面管理人員進行執行跟進;
對於執行質量的把控,系統支援可交付成果審批功能。通過對可交付成果進行驗收指標設定以及稽核流程的設定等來把控工作的質量,這一點區別於傳統OA手工記載完成率,資訊更嚴謹真實,工作執行質量更加有保障。
使用OA+專案管理軟體,企業不僅實現辦公的全面自動化,還有助於管理者加強對員工的管理,實時掌控員工工作的質量和工作效率,真正做到有力度的智慧化管理,切實提升企業的運營效率。