從細節做起,從日常做起,你的工作方法會在不知不覺中改善和提高.
工具/原料
收件人
郵箱
電腦
步驟/方法
有主題且主題明確；
內容符合要求，描述清楚；有附件的申請性郵件需將附件（低於3個的word/excel）貼上在正文裡；附件比較大的也需概述附件內容，不得僅僅用請見附件。
以下分別為一位知名講師和上海分公司自己總結的寫一封合格郵件的要求，為方便閱讀刪除了部分簽名：
在這裡,我把我們大部分人經常犯的錯誤給放到了前面,希望大家還能舉一反三.每天收到許多郵件，雖然懂得郵件禮儀的人逐漸多了起來，但是跟基數相比，寫得很符合職業規範的卻寥寥無幾，甚至有的人完不成工作、達不成合作、以致造成誤解卻不知道什麼原因。
這是一位禮儀培訓講師基於多年在職場的經驗，總結了受歡迎郵件的寫法，供大家參考。
DearAllMyColleagues:
日常工作中我們有很多的資訊是通過郵件來傳遞的,如何寫一封好的郵件是一件看似簡單其實很重要的事情,講一點我的心得體會,與各位共勉.
關於收件人和抄送,涉及單一收件人的情況不提,如果多個收件人,一定要講清楚,你的郵件是針對什麼樣的群體.可以列出他們的名字或者概括性的稱呼.如果你的郵件需要有指定的收件人,同時這個事情要抄送給相關的人知道,那麼抄送的人員要想清楚,要給誰,不需要給誰.可以註明CC:XXXX/XXX/XXX通常的習慣按照職務從低到高排列,從分公司到總公司的順序排列.
例如:DearXXX:CC:XXX/XXX/XXX
Attn:XXXCC:XXX/XXX/XXX
主題,這是一個很重要的部分,簡明扼要的說明正文要表述的內容概要,不要少,也不要多.
正文的開頭稱呼,每間公司的文化不同,我希望上海公司同事都能平等稱呼,可以直接叫英文名字,避免混淆,加上姓氏,比如:DavidWei,可以根據溝通的熟悉程度以Dear/Hi等開頭，以雙方感覺舒服為好,沒有英文名字的,可以用拼音代替.
,郵件正文,這是最考驗書寫功力的部分,基本要求要有條理,事情複雜時,建議大家用1,2,3...等等標註.寫的明白,看著也清楚.大專案下有小專案,可以用1-1)1-2)...或A,B,C...標註.行文要用詞得體,表述準確.內容部分,自己能提前有個腹稿,這樣就不會提筆忘字或者丟三落四,語無倫次.資訊量比較大時候,要注意層次和段落,避免一口氣寫成一團麻的情況.
結尾部分表明你的想法要要求,比如什麼時間內回覆,請XXX處理協調等等.
郵件的簽名要注意加上,留下你的公司資訊和聯絡方式,這樣的一個完整的郵件才算豐滿.
整個郵件要注意分寸,針對不同事件,不同人群,不同要求的郵件要有不同的語氣,讓對方能從你的郵件中不僅瞭解事情,更能感受你的感情和語氣.
使用英文時候要注意大小寫的變化,中文是要注意段落的起始.
注意事項
一忌不稱呼不少人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是“你應該知道我是誰”；
有的至多用個“你好”，這些都是不禮貌的做法。是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/*。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方習慣的稱呼方式，而這種情況僅限於非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級或長者。
二忌不分段或字型太小
有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。
推薦的方式是，儘量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思，然後空行寫第二段；如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。當然，如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字型樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領導，可以適當調大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回覆效率。
三忌重點不突出
現在的職場壓力和資訊的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標識加以強調，包括加粗、增大字號或換字型、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍色，只有相當於海報作用時才可以適當用彩色。郵件的標題至關重要，要行動性很強，只用核心詞，去掉虛詞。與行動、結果相關的字眼可放在句首的【】內，然後再寫具體內容，例如標題可寫為“【請9日前確認】xx會議日程”。
四忌不感謝
有些人沒有感謝的習慣，而這往往是郵件回覆率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是隻是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領導命令對方與自己合作，說句感謝只能表明自己有修養；更何況自己請對方幫忙呢。
五忌多重結束語
常見不少人在信的結尾同時寫上幾種問候，諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等（還有用英文寫bestregards,allthebest,haveaniceday）。
其實，一句最恰當的結語即可。
有時候，很明顯地可以看出發件人事先設定好了簽名檔，裡面已有問候，那麼在傳送之前務必仔細檢查，否則會給人留下粗心的印象。避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問候語，只留簽名和聯絡方式，因為大多時候的問候是因人而異的。
六忌不署名
不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者“不用那麼客氣”，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查詢。
發件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發來的郵件（更不用說現在有那麼多酷極了的網名），耽誤了事情。署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設定好籤名檔，附上自己所有方便的聯絡方式，一勞永逸。而且,從銷售的角度來看這對自己也是一個宣傳!
以上的一些規則同樣適用於寫簡訊，例如要稱呼對方、要署名，要一次性地站在對方角度寫清楚具體內容（最常用的恐怕是見面具體地點、周圍明顯建築物、聯絡人及電話等）。
正寫著，收到一個沒署名的簡訊，偏偏這個號不在我的手機通訊錄內，於是我馬上回簡訊說：“抱歉，我剛換了手機，還沒來得及匯入通訊錄，請問怎麼稱呼您？”然後署上我的中英文全名。立刻收到了回覆：“我是朵朵呀，^v^”。
我實在想不出何時認識的這位朵朵，便在通訊錄裡搜，“對不起，沒有找到您要搜尋的內容”----暈！
七忌亂稱呼
比較忌諱的是管所有人都叫經理，普通員工自然很高興，但會冒犯比經理職位高的人。
通常稱呼他人可省去“副”字，但儘量不要跳級，更不可給別人降級。例如對方是副經理，可以稱呼“姓氏+經理”，但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經理或總經理。
八忌回覆所有人
通常只需要答覆發件人，很少有需要全部回覆的情況，儘管對方可能同時發給了很多人。為了減少給別人帶來的不必要麻煩，用“回覆”功能即可；如果很有必要抄送給其他人，則儘量自己根據實際需要有選擇性地寫上去。
尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情儘量一對一處理；這與表揚當眾，批評不當眾是一個道理。當然，那種利用便利的往來郵件打嘴仗的行為只能影響個人形象。發件人為了避免出現對方隨意點選“回覆所有人”的不職業情況，可以把大批量的收件
人地址放在“密送”處，然後在正文起始位置寫上收信人的群體名稱，例如“致：各事業部經理”等，有利於收信人清晰瞭解與自己同時收到郵件的還有哪些人，同時避免了垃圾郵件的產生。
九忌不重要的內容,把上級的上級列為收件人之一
常見人們寫信，幾個收信人中，自己的上級的上級是其中一位，這通常會被上級的
上級認為不太尊重他。
如果是寫給上級的上級的信，則需要單獨寫給他，無須抄送其他人。當然，更不能寫給上級的上級的同時，抄送其他人。我曾在不少培訓的場合問過學員，如果他們是上級的上級收到類似的信會有什麼反應，他們認為有不被信任的感覺，甚至有威脅的味道。
如果需要上級的上級瞭解某個相關的事項，則致他人的同時，抄送給上級的上級比較妥當。例如需要就一個提案徵求大家的建議，則可以寫給大家抄送上級的上級；若需要同時徵求上級的上級的意見，則需單獨寫給上級的上級，或在抄送的同時，在正文中單獨寫一段“請指教”的話。
十忌人名不排序
收件人（包括抄送人）若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。最講禮儀的方式是按照職務高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不瞭解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。有內外之別時，以客為先。