職場中的電話禮儀常識有哪些

　　隨著通訊工具的普及，電話日益成為人與人之間溝通的重要手段。在職場中電話禮儀是必須學會的。下面是小編給大家蒐集整理的職場中的電話禮儀常識文章內容。希望可以幫助到大家!

　　職場中的電話禮儀常識

　　一、接聽電話的步驟：

　　1、接聽電話前：

　　⑴、準備筆和紙：如果大家沒有準備好筆和紙，那麼當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準備好筆和紙。

　　⑵、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。

　　⑶、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。

　　⑷、帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

　　2、接聽電話

　　⑴、三聲之內接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：

　　①、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;

　　②、注意語調的速度;

　　③、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

　　④、注意雙方接聽電話的環境;

　　⑤、注意當電話線路發生故障時，必須向對方確認原因;

　　⑥、注意打電話雙方的態度。

　　⑦、當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

　　⑵、主動問候，報部門介紹自己;

　　⑶、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎?”;

　　⑷、須擱置電話時或讓賓客等待時;應給予說明，並至歉。每過20秒留意一下對方，向對方瞭解是否願意等下去。

　　⑸、轉接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，並要讓對方知道電話是轉給誰的。

　　⑹、對方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應盡力去幫助賓客，對於每一個電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉接電話⑦、直接回答解決問題 ⑧、回電話

　　⑺、感謝對方來電，並禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。

　　⑻、要經常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。

　　二、接電話的禮儀：

　　1、電話鈴一響，應儘快去接，最好不要讓鈴聲響過五遍。拿起電話應先自報家門，“您好，這裡是xx公司xx部”;詢問時應注意在適當的時候，根據對方的反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的口氣說：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌，態度應熱情、謙和、誠懇，語調應平和、音量要適中。

　　2、接電話時，對對方的談話可作必要的重複，重要的內容應簡明扼要的記錄下來，如時間、地點、聯絡事宜、需解決的問題等。

　　3、電話交談完畢時，應儘量讓對方結束對話，若確需自己來結束，應解釋、致歉。通話完畢後，應等對方放下話筒後，再輕輕地放下電話，以示尊重。

　　三、留言五要素：

　　致：即給誰的留言

　　發自：誰想要留言

　　日期：最好也包括具體時間

　　記錄者簽名：有助於尋找線索，或弄清不明白的地方

　　內容：

　　四、打電話的一些簡單技巧：

　　1、如果接到的電話是找你的上級時，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對方的姓名和大概意圖，然後說幫您找一下。將所瞭解的情況告訴你的上級，由他判斷是否接電話。

　　2、打電話時，列出要點，避免浪費時間。

　　3、在打電話之前，要準備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽菸，要保持正確的姿勢。

　　4、如果你找的人不在，可以問一下對方什麼時間可以再打電話或請其回電話，同時，要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。

　　5、在給其他部門打電話時，要先報部門和姓名，這樣可以避免對方因為詢問你的情況而浪費時間。

　　6、通話完畢時應道“再見”，然後輕輕放下電話。

　　7、選擇適當的時間。一般的公務電話最好避開臨近下班的時間，因為這時打電話，對方往往急於下班，很可能得不到滿意的答覆。禮儀講師譚小芳認為，公務電話應儘量打到對方單位，若確有必要往對方家裡打時，應注意避開吃飯或睡覺時間。

　　五、使工作順利的電話術

　　一遲到、請假由自己打電話;

　　二外出辦事，隨時與單位聯絡;

　　三外出辦事應告知去處及電話;

　　四延誤拜訪時間應事先與對方聯絡;

　　五用傳真機傳送檔案後，以電話聯絡;

　　六同事家中電話不要輕易告訴別人;

　　七借用別家單位電話應注意 一般借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘。遇特殊情況，非得長時間接打電話時，應先徵求對方的同意和諒解。

　　職場中接電話的禮儀常識

　　一、接電話前的準備。對於職場精英們來說，每天會接很多電話，如果只是把它存在“深深的腦海裡”，是很容易忘記或混淆的，好記性不如爛筆頭嘛。所以，要準備好紙、筆、手機或是電腦等便於記錄的工具。另外，你需瞭解自己單位的一些基本情況，以便在來電者諮詢時能及時答覆或指引。

　　二、記錄電話內容。可以利用5W1H技巧，簡潔明瞭記錄電話內容，即when何時、where何地、who何人、what何事、why為什麼、how幹什麼。如：今天下午15:30在公司五樓會議室與XX公司王總洽談合作事宜。

　　三、注意姿態和語氣。由於不是面對面的溝通，人們在接電話時會比較隨意，其實接電話時的語調、語速、表情以及肢體動作發出的訊號，對方是可以感覺到的。所以，要保持清晰的聲音、親切的語態、合適的語速、微笑的表情、優雅的姿勢，這些都能感染來電者。千萬不要出現嚼著口香糖、翹著二郎腿、板著冷麵孔等情況。

　　四、做好接聽電話的每個環節。

　　1.及時接聽，把握好“鈴聲不過三”。

　　2.親切問候，拉近距離。

　　3.自報家門，避免打錯。

　　4.耐心傾聽，體貼入微。

　　5.妥善處理，準確記錄。

　　6.友好道別，後掛電話。

　　五、善後事宜。對於接電話時不能馬上回復對方的事情，要在瞭解清楚後及時回覆對方;或者需要其他同事處理的事情，要及時將電話內容告知相關人員。