淺談建設工程電子檔案的特點與管理
General 更新 2024年04月28日
摘要：本文以房屋建築工程電子檔案管理為例項，通過闡述建設工程電子檔案的特點，探研建設工程電子檔案的保管方法，並對管理現狀提出建議，以提高檔案管理水平。
關鍵詞：建設工程；電子檔案；管理
隨著科學技術的迅猛發展資訊時代的到來，現代通訊技術及網路技術的應用已滲透到各個領域，建設工程檔案的電子化和資訊化將成為必然趨勢。在實際工作中，運用現代電子技術能大大提高人們的工作效率和工作質量，促使檔案管理的根本性變革，因此，實際工作中建設工程電子檔案是建設工程電子檔案管理的一項重要內容，充分認識工程電子檔案的特點對於我們做好建設工程電子檔案管理工作，維護工程電子檔案齊全、完整、準確、系統，都是十分必要的。
1建設工程電子檔案的特點
建設工程電子檔案是指在工程建設過程中通過數字裝置及環境生成，以數碼形式儲存於磁帶、磁碟或光碟等載體，依賴計算機等數字裝置閱讀、處理，並可在通訊網路上傳送的檔案。建設工程電子檔案是指按照規程編制、經過驗收合格並歸檔的電子檔案的集合。建設工程電子檔案是檔案的一種，具有檔案的一般特性，即原始記錄性。同時，又具有不同於其他檔案的特性，即專業性、成套性等，根據房屋建築工程電子檔案的特點，歸納起來有“七性”。
任何一項科技生產活動都是在一定的專業範圍內進行的，建設工程檔案涉及的專業技術活動包括了工程勘察、設計、施工等專業，涉及到工程地質、水文地質、勘探、測繪、水文、土建施工、裝置及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工、裝置管理等。房屋建築工程竣工電子檔案也涉及多個專業，包括地基與基礎、主體結構、建築裝飾裝修、建築屋面、建築裝置安裝等專業。每個專業及其施工、竣工過程中形成的電子檔案是特定專業技術活動的成果，具有鮮明的專業性特徵，不同專業的技術檔案不能混淆在一起。由於CAD設計軟體在各專業的使用中不統一，因此，電子檔案在歸檔時應同時考慮各專業的特點。
建設工程檔案形成於整個建設專案，貫穿從設計、施工到竣工的所有專業技術活動，反映了建設專案從調研、可行性評估、審批、計劃、勘測、施工、竣工等專業的內容，其檔案記載反映了建設專案活動的全部過程和成果。房屋建築工程電子檔案是按照獨立工程專案組成的一套完整、準確、系統的電子檔案，它包括建設專案各專業在施工、竣工過程中形成的圖紙、表格、檔案材料等。
1.3階段性
以工程建設專案為單位進行施工，有一定的基本程式，分為施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段。每一階段都形成大量的電子檔案，它們之間既有密不可分的有機聯絡，又有明顯的階段區分。階段性的特點要求歸檔時必須與紙質檔案一樣進行整理分類。
1.4動態性
工程從開工、建設、驗收，一直處於動態之中。在施工過程中經常出現變更設計，需要對施工設計檔案進行修改和補充，以適應施工要求。這種修改的動態性要求紙質檔案與電子檔案的修改同時進行，做到圖物相符，才能保證電子檔案與紙質檔案內容的一致性。
1.5依賴性
建設專案電子檔案與其他電子檔案一樣是計算機生成和讀取且用數字程式碼記錄資訊的，其歸檔和形成的電子檔案也同樣依賴於計算機系統，包括計算機硬體，由於電子檔案在儲存和識讀方面對系統的依賴性，脫離了賴以支援的軟、硬體系統後，有些檔案就會變成無法識讀的“死檔案”，將無法對電子檔案進行傳遞和管理。
1.6分離性
計算機系統中資訊的相對獨立性使得對資訊的修改十分容易，而且修改之後不顯示任何改動過的痕跡。同紙質檔案相比，電子檔案的顯著特點是：內容與載體可分離，易於修改、複製且不具備直觀性，易於偽造仿製以至真假難辨。因此，歸檔的電子檔案要做特殊技術處理，以確保其憑證效力。
1.7壽命的不確定性
與紙質檔案不同，電子檔案的載體脆弱、不穩定，資訊載體依賴於一定的硬體和軟體技術，一旦該技術過時，數字載體資訊就無法讀出，其壽命也無法保證。因此，電子檔案保護技術和措施尤為重要，檔案人員應針對其特點，結合紙質檔案的管理方法，對電子檔案採取必要的保護措施。
2工程電子檔案的歸檔要求
2.1歸檔時間
建設單位應負責組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位的工程電子檔案的形成、積累和立卷歸檔工作，並對其歸檔檔案資料的內容及質量進行檢查，確保檔案的齊全完整。工程建設專案應在工程竣工驗收備案後三個月內，將竣工紙質檔案和電子檔案一併向各級檔案部門移交，並附有電子檔案目錄及說明。
2.2歸檔範圍
建設工程電子檔案歸檔範圍，應依據紙質工程檔案的歸檔內容，整理與紙質檔案完全一致的電子檔案。一是文字檔案，包括重要的可行性研究報告、施工組織設計、沉降評估諮詢報告、竣工驗收報告等；二是CAD圖樣檔案，包括全套施工設計圖紙檔案、變更設計、竣工形成的圖紙檔案及掃描後的圖片等；三是各種檢測檔案，包括產品質量證明檔案，原材料、質檢站的各項檢驗檢測報告等；四是各類表格檔案，包括分部、分項工程質量驗收記錄、隱蔽工程質量驗收記錄、竣工驗收報告等。
2.3歸檔方式
可分為網上和介質移交。網上移交是指有條件的地方在移交單位開通網路技術的前提下，工程專案負責人向檔案部門傳輸電子檔案；介質移交不通過網路傳輸，歸檔時將電子檔案拷貝後刻錄在光碟上移交給檔案部門。
3工程電子檔案的管理
建設工程電子檔案與傳統的紙質檔案相比其易損性大，在保管上要求更加嚴格，為此應注意以下六點：
3.1電子檔案的介質要求
電子檔案應使用較高質量的光碟作為儲存介質，質量不好的儲存介質可能影響甚至危害電子檔案資訊的安全，作為長期儲存的工程專案電子檔案的存貯介質應選擇高質量的CD銅質光碟。銅質光碟的儲存期為80 a以上，一般光碟的儲存期僅為7 a左右。銅質CD盤可以在任何硬體和軟體中通用且存貯費用低、容量大、壽命長、讀取速度快。
3.2控制好溫溼度
不要讓光碟接觸熱源，光碟的盤基主要成分是聚碳酸脂，在接觸熱源後，會同塑料一樣發生變形。為防止不適宜的溫溼度對光碟載體的危害，一般要求環境溫度在17～20 °C左右，
溼度在35%～45%左右。高溫、潮溼的環境會影響光碟的效能和壽命。
3.3防止光碟損傷
要對光碟的反射層加強保護，如果反射層損傷，鐳射無法反射到光碟機的光敏探頭，資訊也就無法讀入計算機。
3.4專櫃保管
光碟裸露在空氣中或陽光，會導致光碟逐漸老化，反射層的鋁也會在空氣中氧化，縮短光碟的使用壽命。因此，光碟片應存放在具有防潮、防磁、防靜電等功能的防磁櫃中。
3.5日常管理要注意操作方法
管理人員不能用手直接觸控光、磁性介質，應戴手套操作，輕拿輕放。
3.6資訊保安至關重要
資訊科技條件下，資訊的共享性、開放性決定了檔案資訊保安的脆弱性。因此，必須採取有利措施，加強對電子檔案資訊保安的管理，確保檔案資訊系統的絕對安全。
4需要注意的幾點問題
（1）對建設工程竣工電子檔案進行歸檔管理是當務之急，各勘察、監理、設計、施工、建設單位應將電子版工程檔案及時儲存下來，以便充分發揮其在檢索、利用、傳輸、存貯等方面具有的特殊作用。
（2）檔案部門應提高檔案數字化管理能力，將庫存的大量重要的需永久儲存的紙質工程專案竣工檔案，有選擇地進行掃描轉換為電子檔案。
（3）針對建設工程電子檔案多種來源的現狀，要統一歸檔渠道，利用建設工程電子檔案歸檔與管理系統軟體，實現對建設工程電子檔案的前端控制和全程管理，保證建設工程電子檔案的真實性、完整性與長期可讀性。
（4）在把握證實電子檔案的憑證之前，計算機生成的電子檔案要及時轉換成紙質檔案離線儲存，防止機型變化後不能使用的後顧之憂。實行“雙軌制”，紙質檔案和電子檔案必須同時並存。
（5）電子檔案最終儲存在光碟中，所有電子檔案必須刻盤儲存（一次寫入型光碟CD－R），檔案人員需對其編號、排列加以整理。
（6）各級檔案部門的職能應從重保管輕利用的管理模式轉變為重視開發利用資訊上來，工作重點是將檔案中的資訊通過檔案人員開發挖掘出來，及時在網上提供利用，更好地體現檔案的價值。
5結束語
當前，我國也存在建築市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建設工程電子檔案管理也會湧現新情況，同時也存在較大的發展機遇和空間。我們應積極學習和借鑑國外先進的建設工程電子檔案的經驗，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建設工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結經驗，使建設專案檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。
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關鍵詞：建設工程；電子檔案；管理
隨著科學技術的迅猛發展資訊時代的到來，現代通訊技術及網路技術的應用已滲透到各個領域，建設工程檔案的電子化和資訊化將成為必然趨勢。在實際工作中，運用現代電子技術能大大提高人們的工作效率和工作質量，促使檔案管理的根本性變革，因此，實際工作中建設工程電子檔案是建設工程電子檔案管理的一項重要內容，充分認識工程電子檔案的特點對於我們做好建設工程電子檔案管理工作，維護工程電子檔案齊全、完整、準確、系統，都是十分必要的。
1建設工程電子檔案的特點
建設工程電子檔案是指在工程建設過程中通過數字裝置及環境生成，以數碼形式儲存於磁帶、磁碟或光碟等載體，依賴計算機等數字裝置閱讀、處理，並可在通訊網路上傳送的檔案。建設工程電子檔案是指按照規程編制、經過驗收合格並歸檔的電子檔案的集合。建設工程電子檔案是檔案的一種，具有檔案的一般特性，即原始記錄性。同時，又具有不同於其他檔案的特性，即專業性、成套性等，根據房屋建築工程電子檔案的特點，歸納起來有“七性”。
任何一項科技生產活動都是在一定的專業範圍內進行的，建設工程檔案涉及的專業技術活動包括了工程勘察、設計、施工等專業，涉及到工程地質、水文地質、勘探、測繪、水文、土建施工、裝置及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工、裝置管理等。房屋建築工程竣工電子檔案也涉及多個專業，包括地基與基礎、主體結構、建築裝飾裝修、建築屋面、建築裝置安裝等專業。每個專業及其施工、竣工過程中形成的電子檔案是特定專業技術活動的成果，具有鮮明的專業性特徵，不同專業的技術檔案不能混淆在一起。由於CAD設計軟體在各專業的使用中不統一，因此，電子檔案在歸檔時應同時考慮各專業的特點。
建設工程檔案形成於整個建設專案，貫穿從設計、施工到竣工的所有專業技術活動，反映了建設專案從調研、可行性評估、審批、計劃、勘測、施工、竣工等專業的內容，其檔案記載反映了建設專案活動的全部過程和成果。房屋建築工程電子檔案是按照獨立工程專案組成的一套完整、準確、系統的電子檔案，它包括建設專案各專業在施工、竣工過程中形成的圖紙、表格、檔案材料等。
1.3階段性
以工程建設專案為單位進行施工，有一定的基本程式，分為施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段。每一階段都形成大量的電子檔案，它們之間既有密不可分的有機聯絡，又有明顯的階段區分。階段性的特點要求歸檔時必須與紙質檔案一樣進行整理分類。
1.4動態性
工程從開工、建設、驗收，一直處於動態之中。在施工過程中經常出現變更設計，需要對施工設計檔案進行修改和補充，以適應施工要求。這種修改的動態性要求紙質檔案與電子檔案的修改同時進行，做到圖物相符，才能保證電子檔案與紙質檔案內容的一致性。
1.5依賴性
建設專案電子檔案與其他電子檔案一樣是計算機生成和讀取且用數字程式碼記錄資訊的，其歸檔和形成的電子檔案也同樣依賴於計算機系統，包括計算機硬體，由於電子檔案在儲存和識讀方面對系統的依賴性，脫離了賴以支援的軟、硬體系統後，有些檔案就會變成無法識讀的“死檔案”，將無法對電子檔案進行傳遞和管理。
1.6分離性
計算機系統中資訊的相對獨立性使得對資訊的修改十分容易，而且修改之後不顯示任何改動過的痕跡。同紙質檔案相比，電子檔案的顯著特點是：內容與載體可分離，易於修改、複製且不具備直觀性，易於偽造仿製以至真假難辨。因此，歸檔的電子檔案要做特殊技術處理，以確保其憑證效力。
1.7壽命的不確定性
與紙質檔案不同，電子檔案的載體脆弱、不穩定，資訊載體依賴於一定的硬體和軟體技術，一旦該技術過時，數字載體資訊就無法讀出，其壽命也無法保證。因此，電子檔案保護技術和措施尤為重要，檔案人員應針對其特點，結合紙質檔案的管理方法，對電子檔案採取必要的保護措施。
2工程電子檔案的歸檔要求
2.1歸檔時間
建設單位應負責組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位的工程電子檔案的形成、積累和立卷歸檔工作，並對其歸檔檔案資料的內容及質量進行檢查，確保檔案的齊全完整。工程建設專案應在工程竣工驗收備案後三個月內，將竣工紙質檔案和電子檔案一併向各級檔案部門移交，並附有電子檔案目錄及說明。
2.2歸檔範圍
建設工程電子檔案歸檔範圍，應依據紙質工程檔案的歸檔內容，整理與紙質檔案完全一致的電子檔案。一是文字檔案，包括重要的可行性研究報告、施工組織設計、沉降評估諮詢報告、竣工驗收報告等；二是CAD圖樣檔案，包括全套施工設計圖紙檔案、變更設計、竣工形成的圖紙檔案及掃描後的圖片等；三是各種檢測檔案，包括產品質量證明檔案，原材料、質檢站的各項檢驗檢測報告等；四是各類表格檔案，包括分部、分項工程質量驗收記錄、隱蔽工程質量驗收記錄、竣工驗收報告等。
2.3歸檔方式
可分為網上和介質移交。網上移交是指有條件的地方在移交單位開通網路技術的前提下，工程專案負責人向檔案部門傳輸電子檔案；介質移交不通過網路傳輸，歸檔時將電子檔案拷貝後刻錄在光碟上移交給檔案部門。
3工程電子檔案的管理
建設工程電子檔案與傳統的紙質檔案相比其易損性大，在保管上要求更加嚴格，為此應注意以下六點：
3.1電子檔案的介質要求
電子檔案應使用較高質量的光碟作為儲存介質，質量不好的儲存介質可能影響甚至危害電子檔案資訊的安全，作為長期儲存的工程專案電子檔案的存貯介質應選擇高質量的CD銅質光碟。銅質光碟的儲存期為80 a以上，一般光碟的儲存期僅為7 a左右。銅質CD盤可以在任何硬體和軟體中通用且存貯費用低、容量大、壽命長、讀取速度快。
3.2控制好溫溼度
不要讓光碟接觸熱源，光碟的盤基主要成分是聚碳酸脂，在接觸熱源後，會同塑料一樣發生變形。為防止不適宜的溫溼度對光碟載體的危害，一般要求環境溫度在17～20 °C左右，
溼度在35%～45%左右。高溫、潮溼的環境會影響光碟的效能和壽命。
3.3防止光碟損傷
要對光碟的反射層加強保護，如果反射層損傷，鐳射無法反射到光碟機的光敏探頭，資訊也就無法讀入計算機。
3.4專櫃保管
光碟裸露在空氣中或陽光，會導致光碟逐漸老化，反射層的鋁也會在空氣中氧化，縮短光碟的使用壽命。因此，光碟片應存放在具有防潮、防磁、防靜電等功能的防磁櫃中。
3.5日常管理要注意操作方法
管理人員不能用手直接觸控光、磁性介質，應戴手套操作，輕拿輕放。
3.6資訊保安至關重要
資訊科技條件下，資訊的共享性、開放性決定了檔案資訊保安的脆弱性。因此，必須採取有利措施，加強對電子檔案資訊保安的管理，確保檔案資訊系統的絕對安全。
4需要注意的幾點問題
（1）對建設工程竣工電子檔案進行歸檔管理是當務之急，各勘察、監理、設計、施工、建設單位應將電子版工程檔案及時儲存下來，以便充分發揮其在檢索、利用、傳輸、存貯等方面具有的特殊作用。
（2）檔案部門應提高檔案數字化管理能力，將庫存的大量重要的需永久儲存的紙質工程專案竣工檔案，有選擇地進行掃描轉換為電子檔案。
（3）針對建設工程電子檔案多種來源的現狀，要統一歸檔渠道，利用建設工程電子檔案歸檔與管理系統軟體，實現對建設工程電子檔案的前端控制和全程管理，保證建設工程電子檔案的真實性、完整性與長期可讀性。
（4）在把握證實電子檔案的憑證之前，計算機生成的電子檔案要及時轉換成紙質檔案離線儲存，防止機型變化後不能使用的後顧之憂。實行“雙軌制”，紙質檔案和電子檔案必須同時並存。
（5）電子檔案最終儲存在光碟中，所有電子檔案必須刻盤儲存（一次寫入型光碟CD－R），檔案人員需對其編號、排列加以整理。
（6）各級檔案部門的職能應從重保管輕利用的管理模式轉變為重視開發利用資訊上來，工作重點是將檔案中的資訊通過檔案人員開發挖掘出來，及時在網上提供利用，更好地體現檔案的價值。
5結束語
當前，我國也存在建築市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建設工程電子檔案管理也會湧現新情況，同時也存在較大的發展機遇和空間。我們應積極學習和借鑑國外先進的建設工程電子檔案的經驗，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建設工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結經驗，使建設專案檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。
開放式電子工程訓練教學實踐與研究