單位會計檔案管理規章制度

　　單位會計檔案對於單位運作尤其重要，因此一套良好的管理制度對於會計檔案管理人員來說尤為重要。小編為你整理了，希望你喜歡。

　　範本一：

　　第一章總則

　　為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定,結合本單位實際情況，制定本辦法。

　　第二章會計檔案管理部門

　　1.單位檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。

　　2.財務部門必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和洩密。

　　第三章會計檔案歸檔的範圍

　　1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款***借款***對賬單及餘額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。

　　2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

　　3.財務報告。包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批覆及社會審計的審計報告。

　　4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的資料資料。

　　5.增值稅專用發票和普通發票。

　　第四章會計檔案的整理

　　會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個型別的案卷，將各卷按順序編號。

　　1.會計憑證。

　　***1***按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

　　***2***分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　　***3***裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　2.會計賬簿。

　　各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

　　***1***會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。

　　***2***會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

　　***3***活頁賬簿去空白頁後，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。***4***會計賬簿的裝訂順序：

　　會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。

　　***5***裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

　　***6***賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

　　***7***裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　***8***會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存***借***款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

　　3.會計報表。會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

　　第五章會計檔案的歸檔保管

　　1.當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由財務部門保管一年，期滿後存入檔案並由專人保管。

　　2.會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷燬等一系列工作。3.機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

　　第六章會計檔案的借閱使用

　　1.財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

　　2.凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批准後，方可辦理調閱手續。

　　3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

　　4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批准需需要複製會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批准後方可複製。

　　第七章各種會計檔案保管期限

　　1.會計憑證保管15年。

　　2.會計賬簿儲存15年，其中現金和銀行存款日記賬儲存25年。

　　3.會計報表儲存10年，其中年度決算表永久儲存。

　　第八章會計檔案的銷燬

　　1.會會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬清單，匯同財務部門共同鑑定後，編制會計檔案銷燬清冊，報經主管經理和上級主管部門批准後，方可銷燬。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。

　　2.按規定銷燬會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人在銷燬會計檔案以前要認真清點、核對，銷燬後，在銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況以書面形式報告有關領導。

　　第九章附則

　　1.本制度自頒佈之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。

　　2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。

　　範本二：

　　為了加強專案辦臨時會計檔案管理，保證會計資料的安全、完整，結合國家會計檔案管理的有關規定，特制定本制度。

　　一、會計人員要按照國家和上級關於會計憑證、會記賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經濟合同等會計資料，定期收集，審查核對，整理立卷，編制目錄，裝訂成冊，由會計主管人員或指定專人妥善保管。

　　二、查閱會計檔案，要嚴格辦事手續。本單位人員調閱會計檔案，要經會計主管人員同意，外單位人員調閱會計檔案，要有正式介紹信，經單位領導或財務負責人批准。批准後要詳細登記調閱的檔案名稱、調閱日期、調閱人員姓名和工作單位、調閱理由、歸還日期等。調閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要複製的，要經本單位領導同意。同時，認真登記檔案查閱登記表，作存檔處理。

　　三、會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管，存放有序，查詢方便。同時嚴格執行安全和保密制度，除法律規定的單位領導同意外不得私自向外界提供或者洩露單位的會計資訊。

　　四、會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起，執行建設單位會計檔案保管期限，即：會計憑證15年，銀行存款餘額調節表3年，現金、銀行日記賬25年，其他明細賬15年，涉及外事的永久保管。會計報表5年，年度會計決算永久。會計移交清冊15年，會計檔案清冊和銷燬清冊25年。

　　五、對保管期滿的會計檔案，應按照會計檔案管理辦法的規定，由財政部門和檔案部門共同鑑定，報經批准後進行處理。對需要銷燬的會計檔案，要填寫“會計檔案銷燬清冊”。

　　六、撤消、合併單位和建設單位完工後的會計檔案，應根據不同情況分別移交給併入單位，上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收保管，並由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋單。

　　範本三：

　　為了加強和規範會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和洩密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。

　　第一條會計檔案的歸檔範圍。

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度資料備份盤、會計核算系統軟體、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

　　***一***會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證。

　　***二***會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

　　***三***財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附註及必要的文字說明。

　　***四***其他類。包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有儲存價值的會計核算資料。

　　第二條會計檔案的整理。

　　會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個型別的案卷，將各卷按順序編號。

　　***一***會計憑證

　　***1***按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

　　***2***分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　　***3***裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　***二***會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

　　***1***會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。

　　***2***會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

　　***3***活頁賬簿去空白頁後，將本賬面數項填寫齊***!***全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

　　***4***會計賬簿的裝訂順序：

　　a、會計賬簿裝訂封面;

　　b、賬簿啟用表;

　　c、賬戶目錄;

　　d、按本賬簿頁數，順序裝訂項頁;

　　e、會計賬簿裝訂封底。

　　***5***裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

　　***6***賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

　　***7***裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　***8***會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

　　***三***會計報表

　　會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

　　第三條會計檔案的歸檔保管。

　　***一***當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由業務人員保管一年，期滿後轉入檔案室並由專人保管。

　　***二***會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷燬等一系列工作。

　　***三***機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

　　***四***磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份並詳細標註，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度資料備份盤;同期的作業系統、相關應用程式軟體及會計核算系統軟體;操作人的密碼、操作日誌等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟體保管期截止該軟體停止使用或有重大更改後五年。以磁性介質儲存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期複製，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

　　第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久儲存和定期儲存兩類。定期儲存的會計檔案其儲存期限從會計年度終了後的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。

　　第五條會計檔案的借閱。

　　***一***建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

　　***二***凡需借會計檔案的人員，須經領導批准後，方可辦理調閱手續。

　　***三***借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

　　***四***借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批准，需要複製會計檔案的，須經局領導批准後方可複製。

　　第六條會計檔案的銷燬。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規定的情形外，按照以下程式銷燬：

　　***一***會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。

　　***二***局分管領導要在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。

　　***三***銷燬會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。

　　***四***監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案。銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。

　　第七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　在建專案尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷燬。

　　第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。

　　交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　第九條會計檔案的保管要採取嚴格的安全措施。檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質資料要做到防磁、防雷。重要資料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質資料應定期複製。經過系統整理以後的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進行排列，環境保持通風透光。

　　第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制度。

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