物業公司物料管理規定範文

　　物業公司的物料管理制度可以提高公司的基礎管理工作水平，進一步規範物資和成品流通、保管和控制程式。下面是物業公司物料管理辦法，歡迎參閱。

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　　1、目的

　　對物業公司物資用品的採購、入庫、保管、領用進行規範管理，防止流失並有效控制生產成本。

　　2、適應範圍

　　物業公司屬下各部及各小區管理處

　　3、物資購買流程及管理

　　申購程式：物業公司屬下各部及各小區管理處需用物資時，由經辦人填寫三聯《物品申購單》，申購單應寫明數量、規格、特殊要求、用途，並由部門負責人核准後方能上報，其中一聯由申購部門存查，兩聯呈報物資部，物資部接到申購單後轉報財務部，財務部進行稽核、詢價、定價後，由財務分管領導批准，下達一聯給物資部採購，一聯由財務部存查。特殊情況而且急用的小額物品可直接交代採購員，由採購員請示分管領導同意後購買，事後補辦相關進出庫手續。申購部門在呈報物品申購前應合理測算物資需求量，防止超量申購，並查詢物資倉庫是否存有所需物品，避免積壓。

　　4.採購報銷程式：採購員按核准申購單採購物品後，按分類倉庫，交倉管員驗收入庫，並通知原申購部門貨已入庫。採購員憑倉庫驗收人簽名的《材料驗收單》第二聯，即採購報銷憑證聯，連同發貨票一併向集團財務部報銷。大宗或高值物品的定購按經濟合同簽訂的審批程式辦。

　　5、 物資管理

　　固定資產管理：固定資產一律登記造冊，根據資產分類，由物業公司管轄，集團財務部監督;部門領用需辦理領用手續，貫徹“誰領用，誰保管，誰負責”的原則;固定資產在部門之間轉移，由綜合服務部承辦轉移手續，明確保管職責;為使固定資產做到帳實相符，固定資產每年盤點一次，時間為每年10月份，具體由綜合服務部牽頭組織，物業公司領導主持;損壞而沒有修理價值和使用價值的，按《物資報廢核銷規定》處理;固定資產的折舊年限由集團決定。

　　其他物品管理：由物業公司物品倉庫承擔物品類及辦公用品類的管理，履行物品進出庫手續。

　　6、物資領用程式：根據工作需要，由部門填寫三聯《領料單》，註明用途、專案名稱，並由部門負責人核准、經領人簽名，其中一聯由領用部門存查;一聯作倉庫記帳憑證;一聯送報財務部核算;物品倉庫管理的物品，凡屬低值的易耗品，可採用分類造冊直接籤領;特殊工種***如水電工、維修工***人員領用各類工具時，除按領用程式填寫《領料單》外，還需由倉管員在本人攜帶的《工具領用登記冊》填寫所領用工具，此《工具領用登記冊》反映記錄本人所領用保管的各類工具。本人離職或變動工種時，需按《工具領用登記冊》記錄，移交本人原使用及保管的全部工具***如有失落，應作賠償***，方能辦理離職手續。

　　7、物資報廢核銷規定

　　凡屬變質、過期、邊角料、損壞無法修復的物品、裝置需作處理的，按以下程式處理：由部門或倉庫填寫《物資報廢核銷申報表》，經部門負責人稽核後報財務部;財務部接到申請單後派人現場鑑定並提出處理意見報總經理審批;獲准後，由財務部落實廢品收購單位、個人現場看貨、定價、過稱、清點收購，廢品處理

　　收入全部交財務部進帳;屬無回收價值的經核准後作垃圾處理。

　　8、物資倉庫管理制度

　　庫內物資必須分類堆放，品種排放有序，便於收發盤點。

　　忌潮忌溼物品應擱放高處，堆放地面的應有防潮墊底及遮蓋措施，切實做好防塵防黴防變定期搞好倉庫環境衛生，做到物品堆放整齊，庫區整潔。

　　易燃易爆物品應執行公安消防管理條例，獨立設庫，重點管理，配置足夠的消防器材。

　　提高警惕，緊固門窗，切實做好防盜防竊工作，確保倉庫物資安全。 倉庫重地，杜絕閒人或陌生人在倉庫內閒聊逗留。

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　　一、目的

　　規範物業公司採購流程，明確採購責任，對採購過程進行管控，確保採購的物資、服務符合公司規定的要求，以保證公司利益。

　　二、適用範圍

　　物業管理所需要的所有物資***如專案開辦物資、工程保養、修繕、保潔、消防、保安、綠化、相關部門所需物資等***的採購活動。

　　三、職責

　　1.各物業管理處：物業主任負責制訂採購計劃申請，並協助進行物資核對、清點入庫;

　　2.管理部：負責稽核採購計劃，包括計劃內和計劃外物資採購申請。

　　四、採購物資的分類

　　A類：辦公、勞保用品以及各物業下屬部門日常耗材***如維修材料、農藥等***,單價<1000元

　　B類：辦公裝置、辦公傢俱等固定資產，單價≥1000元或≤5000元

　　特殊類：大金額固定資產，單價>5000元

　　五、採購、入庫、報銷流程

　　1.提出採購申請

　　各物業管理處負責人根據下月的物資預計用量及月末庫存情況，一般情況在每月25日之前以《採購申請單》的

　　一、目的

　　規範物業公司採購流程，明確採購責任，對採購過程進行管控，確保採購的物資、服務符合公司規定的要求，以保證公司利益。

　　二、適用範圍

　　物業管理所需要的所有物資***如專案開辦物資、工程保養、修繕、保潔、消防、保安、綠化、相關部門所需物資等***的採購活動。

　　三、職責

　　1.各物業管理處：物業主任負責制訂採購計劃申請，並協助進行物資核對、清點入庫;

　　2.管理部：負責稽核採購計劃，包括計劃內和計劃外物資採購申請。

　　四、採購物資的分類

　　A類：辦公、勞保用品以及各物業下屬部門日常耗材***如維修材料、農藥等***,單價<1000元

　　B類：辦公裝置、辦公傢俱等固定資產，單價≥1000元或≤5000元

　　特殊類：大金額固定資產，單價>5000元

　　五、採購、入庫、報銷流程

　　1.提出採購申請

　　各物業管理處負責人根據下月的物資預計用量及月末庫存情況，一般情況在每月25日之前以《採購申請單》的購的人員，由其在合格供應商處進行採購。嚴格控制在計劃範圍內安排開支。

　　所採購的物資有質保要求的貴重物資應簽署合同、協議並經評審。

　　如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應由各物業管理處提出追加預算申請，並詳細說明原因。

　　採購人員在支付費用及採購物資前需借款時，由經辦人填寫《借款單》，經街道主任審批後，財務部根據相關合同、協議辦理借款。

　　5.物資入庫

　　採購回來的物資由提出採購計劃的物業負責人、物資管理員驗收，驗收合格後辦理入庫手續並填寫物資入庫單，留下記錄。

　　物資採購入庫後，領用物資時，填寫物資出庫領用單，並做好登記，建立物資臺帳。

　　6.報銷

　　經驗收合格無誤的物資採購入庫後，採購人員以《費用報銷單》的形式於每月28日之前，向公司財務部提出報銷申請，並附上經審批完成的物資採購清單、入庫單及相應發票。

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　　1.目的

　　對物業採購各類物資的管理進行控制，對完成企業日常工作所需及採購物資的品質起著至關重要的作用;

　　2.範圍

　　適用於物業固定資產與非固定資產物資採購管理的控制，公司實行集中統一採購;

　　3.物資分類

　　A類：辦公用品***含電腦耗材類***、勞保用品，及各單位日常使用的低值耗材***單價低於500元***等非固定資產

　　B類：辦公裝置***含電腦、印表機、投影儀等***、辦公傢俱等固定資產;單價高於500元的非固定資產類;

　　C類：應急類物資

　　4.採購管理

　　4.1先批後買原則

　　公司採購必須填制《物業物品採購單》***附後，以下簡稱《採購單》***，申請單位、申請人填寫《採購單》，註明採購專案類別、說明採購原因，經物業總經理、公司總經理審批後交由採購人員進行辦理; A類物資：控制合理庫存前提下，每月25日前經物業總經理、公司總經理審批後，交由採購人員辦理;

　　B類物資：合理調配、公司協商後，使用期提前10日，經物業總經理、公司總經理審批後，交由採購人員辦理;

　　C類物資：電話請示相關領導，經領導同意後，交由採購人員辦理。事後2個工作日內，申請單位辦理審批後續;

　　4.2詢價議價原則

　　固定資產及非固定資產的採購詢價，必須有三家以上的供應商報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資質等因素的基礎上，進行綜合評估，並與供應商確定最終價格***臨時性、應急性採購不適用***;

　　4.3樣品封存原則

　　針對有一定使用時限的物資***相對低值的、可提供樣品的***，要做到樣品封存，做到採購物品與樣品一致;

　　4.4職責分離原則

　　採購人員不得參與所採購物資的檢驗、驗收，採購物資由物資管理人員對數量、質量進行核對。物資管理人員對於所接收的物資，在接收時發現問題的，當即提出異議，與採購人員及時溝通，由採購人員與供應商溝通並解決;所採購物資在使用過程中出現問題的，由使用單位通知物資管理人員，物資管理人員對涉事物資暫時封存，由採購人員與供應商溝通並解決;

　　4.5一致性原則

　　採購物資必須與採購單中所列要求保持一致，在市場條件不能滿足使用部門要求的、或成本太高的，採購人員應及時向上級領導彙報、反饋資訊，經協調後，制定最終採購計劃;

　　4.6合同會審原則

　　大宗物資採購，除符合上述4條原則外，還應做到合同會審，使用單位、採購人員、物業總經理、地產總經理，調研彙總後，經領導稽核許可後，方可執行合同簽訂程式;

　　5.供應商管理

　　5.1供應商選擇

　　5.1.1供應商必須證照齊全，具有相關資質;如由特殊物品採購，供應商還應具有國家法律規定的相關證件;

　　5.1.2 選擇供應商必須進行詢價和綜合評估，若供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資質、業績等，供應商報價不能作為唯一參考因素;

　　5.1.3 為保證供應渠道順暢，防止突發情況，應有兩家以上供應商為備用供應商;

　　5.2合同供應商登記、歸類、存檔，定期協助財務部門與供應商對賬;

　　5.3 定期走訪合同外供應商，擇優更換或淘汰現有供應商;

　　6.合同簽訂管理

　　6.1董事長***法人***委託人對外簽訂、履行合同，必須按照國家合同法的有關規定辦理。

　　6.2意向合同必須進過合同會審後，方可簽訂。簽訂合同一律使用“合同專用章”;合同簽訂後，即分類彙編、存檔，分送有關部門;

　　6.3簽訂採購合同，必須比質、比價，擇優選訂。

　　7.借款及費用報銷管理

　　7.1 合理借款：針對性採購，借款金額保持在採購預計總金額的±5%左右;

　　7.2 憑票報銷：採購完成、入庫後，採購經辦人憑銷貨單、入庫單、發票至財務部辦理報銷事宜;

　　7.3 掛賬處理：需要簽訂合同的、存在掛賬的供應商，嚴格按照合同規定執行;

　　7.4 嚴格按照公司頒佈的財務管理制度執行;

　　8.採購人員廉潔管理

　　8.1積極維護企業利益，提高採購質量，降低採購成本;

　　8.2加強學習，提高認識，增強法治觀念;

　　8.3廉潔自律，嚴禁接受供應商各類回扣、禮品;

　　8.4嚴格按採購制度和程式辦事，自覺接受各部門監督，並有義務提醒各部門按程式提報申購計劃;

　　8.5工作認真仔細，不因自身工作失誤給公司造成損失。

　　8.6努力學習業務，廣泛掌握與本公司業務相關的新事物及市場資訊。

　　9.本制度經總經理審批後實施，修正、廢止時亦同。