淺談校園網路化與提升院校行政效率
General 更新 2024年05月26日
提高行政效率不僅是網路化院校行政管理活動的出發點和最終目標，也是院校行政管理的生命線。在網路已成為院校行政行管理基礎的情況下，按照資訊化要求改革院校行政管理模式，已經成為提高院校管理效率的根本途徑。
一、網路化院校行政效率標準的制定
“所謂網路化院校行政效率，是指在保證網路化院校活動目標正確，並給教學科研帶來有益成果的前提下，行政活動的投入與產出之比率。其公式為：行政效率＝行政產出/行政投入。”[1]具體說，它是院校在網路化環境中，通過流程再造和政務網路化等途徑，以一定的投入所獲得的效益。由於院校管理是一種極為複雜的社會活動，構成行政效率的各種要素在不同的環境條件下，在不同的管理層次上表現形式不同，因此，衡量標準也多種多樣。為使院校管理效率的測定科學化，應從我國院校管理的實際出發，逐步建立起規範化的網路化院校行政效率評估測量標準體系。
（一）網路化院校行政工作的質量標準
網路化院校行政工作質量標準，包括網路化院校決策質量標準，網路化院校行政管理工作質量標準，網路化院校執行工作質量標準。
行政決策是院校管理的中心環節。決策質量對整個行政活動的效果有著決定性的作用。網路化院校的決策質量標準主要包括兩個方面：一是方向標準。即網路化院校行政決策是否符合院校發展目標和學生對教學的要求。二是優化標準。即是否選擇了最優的行動方案。與傳統的院校行政決策質量要求相比，網路化院校行政決策的質量更強調科學性，更注重決策的定量分析和數學模型的運用，即由經驗型決策向專家智慧型決策轉變。
網路化院校中間管理層的工作質量。中間管理層工作質量的主要標準有：對上級命令執行的程度，反饋下層資訊的準確和及時程度，管理系統內部協調一致的程度，對所屬部門工作的指揮是否正確、有效、靈活，能否及時有效地處理突發事件等，所有這一切又集中表現在為師生的服務上。在現實生活中，師生需要減少與上級的溝通環節，因此，減少中間環節也是一種工作質量的提高。
網路化院校具體執行工作的質量。院校具體執行層大部分是操作性工作，可以按不同崗位，具體制定工作質量標準。一般有：服務態度好壞；有無嚴格的工作程式標準，其執行程度如何；工作成果是否符合計劃要求；服務物件滿意程度等。在網路化條件下，具體執行工作的根本質量標準是，是否能滿足師生對行政機構的要求，建立以師生為中心的服務體系。
（二）網路化院校行政工作的時效標準
“時間是行政效率的重要因素，測定行政效率高低必須有時效標準。”[2]網路化院校時間標準可分為兩類：一是完成某一行政行為的速度標準；二是完成某一行政行為的時限標準。在網路化條件下，由於採用了大量的資訊科技，行政工作的時間大大縮短，網路化院校行政工作的時效標準不僅限於減少時間，而且還應該改變網路服務方式，從根本上節約師生的時間。
二、提高網路化院校行政效率的方法
網路化院校行政效率的高低受一系列因素的影響，主要包括組織因素和非組織因素。前者包括機構、人事、程式、方法等因素；後者包括道德、心理、社會、科技等因素。要提高網路化院校行政效率，就必須根據網路化院校的特點，尋找提高行政效率的方法。
（一）構建電子校園
電子校園集現代院校管理體制的優點於一身，是網路技術條件下世界各國院校行政管理追求的目標。構建電子校園主要應抓好以下幾方面的工作：
“構建電子校園平臺。它包括兩個方面：一是網路校園的硬體建設，形成一個完整的院校辦公自動化網路體系。二是網路校園的軟體建設。它不僅包括院校網路服務應用軟體，還包括資料的採集、輸入、歸類和應用。”[3]
按照網路化院校的要求，理順院校行政管理與黨組織管理及其他社團管理的關係。明確院校行政管理的職能、職責和許可權，將院校行政部門不該管、管不了也管不好的事務，交給社團和其他組織，在此基礎上，建立網路化院校行政管理系統，實現網上辦公，網上服務，“一卡通”，師生在生活場所就能辦完原來只有到院校機關才能辦完的事情。
按照網路化院校的要求重新界定各職能部門的職責和任務，確保責、權、利關係的一致性，防止政出多門、權責不清，提高行政效率。
按照網路化院校的要求科學設定行政職位和人員編制，杜絕機構虛設、機構臃腫、人浮於事。使行政組織在精簡、高效的原則下實現良性運轉。
按照網路化院校的要求健全行政組織的監督與保障機制，確保院校管理目標的順利實現。運用網路化院校系統擴大師生的管理參與度，在資訊互動中使決策更加高效科學。
（二）提高管理科學化現代化
院校行政管理的科學化、現代化，是指院校行政機關的各種行政管理活動都必須遵循客觀規律，按照科學的方法進行管理，利用現代化的管理思想和科學技術手段，開展行政管理活動。科學化是現代化的基礎，現代化是科學化的必然追求。
網路化院校管理的科學性、可行性如何，直接影響到行政活動的方向、速度，影響到行政資源的配備，並決定著行政管理活動的成敗。“堅持行政管理科學化、現代化，必須制定科學的行政計劃，一切行政管理活動都必須圍繞既定的行政計劃展開。”[4]在構建網路化院校行政體系時，還必須統籌全域性，遵循科學的原則，明確行政管理的方向、目標、任務、政策、方法、技術及其他要求，按照科學的程式，提高管理水平。
（三）開發人力資源
人是社會之本，人的創造力是社會發展的重要力量源泉。雖然網路系統能夠代替大量人的工作，但在以管人為特徵的政務面前，發揮人的作用仍然是網路化院校建設首先要考慮的問題。網路化不僅不能取代人，相反，由於技術的進步，它更需要高科技人才，更需要在政務行為中開發人才資源。
在網路化院校中開發人才資源，一是要利用網路化院校的有利條件，把行政人員從大量重複勞動中解放出來。二是藉助於網路技術，提高行政人員的工作水平。三是不斷加大對機關工作人員的培訓力度，加強幹部的學習，全面提高機關工作人員的素質，尤其要提高各級領導幹部的政治理論、業務知識和管理技能。
（四）強化制度約束
在網路化條件下，強化約束機制主要應做好以下幾方面的工作。
1．明確崗位、責任和利益。即以事定崗，以崗定責，以責定利。這樣做，減少了傳統體制相互扯皮的現象，每一個工作人員工作的效率和成績如何，可以根據各自完成的任務，進行定性和定量分析，由於各行政人員崗位、責任和利益明確，必將極大地提高行政效率。
2．行政管理制度化。即將原來行之有效的零碎管理方法上升為制度，形成統一的標準和規範，每一個人都受這些標準和規範制約，都按這些標準和規範行事，做到有令就行，有禁就止，行動一致的完成行政任務。
3．行政行為法制化。即將院校的行政制度上升為法規，所有人都必須以法規辦事。
三、提高網路化院校行政效率應注意的問題
（一）提高網路化院校行政效率必須凸顯以人為本的管理理念
網路化院校行政效率，不僅是工作方式的轉變，更是管理科學的革命。實行網路化管理後，原來由多個部門或專業人員完成的工作任務，變成由一個人或幾個人組成的“工作小組”來完成，院校行政管理人員將獲得獨立解決問題的行動自主權。“對行政人員的管理方式不是監督、控制，更多是指導、幫助和支援，考核方式也由部門工作量的考核，轉變為以業務小組為中心的績效考核。”[5]由於新的管理流程對行政人員的綜合素質和能力要求提高了，行政人員必須具備基於處理多項業務、協同作業、資訊化整合管理等新流程所要求的知識和業務能力，因此，在管理過程中，必須突出以人為本的管理理念，包括對被管理者的人性化管理和對管理者本身的人性化管理，全面提升以人為本的管理水平。
（二）提高網路化院校行政效率必須與院校資訊化建設同步進行
資訊科技是網路化院校行政效率的“發動機”，而網路化院校行政效率只能在資訊科技創新的基礎上才能發揮效能。網路化院校行政效率就是建立在資訊整合原則和資訊化基礎上的組織再造。資訊科技應用的真正力量不僅僅是使以往的活動做得更好，而是要突破原有的一些預設和規定，創造出一種全新的組織結構與工作方法，使院校組織的管理模式和服務質量發生質變，這也是院校行政組織再造的基礎所在。
（三）提高網路化院校行政效率必須與院校改革同步進行
提高網路化院校行政效率，不僅需要管理流程的轉換，還涉及“院校行政組織的制度改革、行政組織的結構調整、行政人員能力的提高以及行政組織文化的再造。”[6]具體來說，提升網路化院校行政效率的配套措施至少應當包括以下幾個方面。
1．轉變院校管理職能，將非教學科研的管理行為從原有的行政業務流程中剔除出去。
2．儘可能做到對現有行政組織和服務職能的整合化，並以法定的方式明確院校行政業務流程的範圍與邊界。
3．根據優化後的行政業務流程，調整、撤併不必要的行政部門，減少不必要的行政層級、裁減不必要的冗員，使行政組織結構扁平化、精幹化。
4．廢除不必要的規章制度和煩瑣的程式，簡化辦事手續，並對基層管理人員擴大授權。
5．建立跨部門的管理機構、配備強有力的領導，制定行政業務內部的運轉規則，各行政業務之間的關係規則，以院校中心工作為主軸，形成新的工作模式。
6．建立溝通行政組織內外的電子化資訊傳遞網路，並通過技術維護，確保行政管理資訊的暢通與安全。
7．行政人員要轉變觀念，樹立以服務為導向的工作意識，並通過培訓、資訊共享以及構建學習型組織，全面提升行政人員的綜合知識水平和資訊處理能力。
8．通過建立一種鼓勵創新、相互溝通、積極協作、強烈事業心和使命感、善於自我管理意識的行政組織文化，確保新管理模式下的行政人員能夠實現管理責任內化。
註釋
[1]濮小金。科學發展觀網路課堂“五步教學法”[J]《管理觀察》2009（7）45
[2]包玉娥《當代中國政治制度》[M]學習出版社2000（1）162
[3]安德妹。加強管理強化服務加快發展提高效益[J]《後勤管理》2007（7）58
[4]曹晶璞。高校行政管理工作高效性的對策研究[J]《商情》2009（12）61
[5]濮小金、司志剛《電子政務》[M]機械工業出版社2006（6）231
[6]許立一。行政組織再造之探討[R]《國政研究報告》2002（10）2
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一、網路化院校行政效率標準的制定
“所謂網路化院校行政效率，是指在保證網路化院校活動目標正確，並給教學科研帶來有益成果的前提下，行政活動的投入與產出之比率。其公式為：行政效率＝行政產出/行政投入。”[1]具體說，它是院校在網路化環境中，通過流程再造和政務網路化等途徑，以一定的投入所獲得的效益。由於院校管理是一種極為複雜的社會活動，構成行政效率的各種要素在不同的環境條件下，在不同的管理層次上表現形式不同，因此，衡量標準也多種多樣。為使院校管理效率的測定科學化，應從我國院校管理的實際出發，逐步建立起規範化的網路化院校行政效率評估測量標準體系。
（一）網路化院校行政工作的質量標準
網路化院校行政工作質量標準，包括網路化院校決策質量標準，網路化院校行政管理工作質量標準，網路化院校執行工作質量標準。
行政決策是院校管理的中心環節。決策質量對整個行政活動的效果有著決定性的作用。網路化院校的決策質量標準主要包括兩個方面：一是方向標準。即網路化院校行政決策是否符合院校發展目標和學生對教學的要求。二是優化標準。即是否選擇了最優的行動方案。與傳統的院校行政決策質量要求相比，網路化院校行政決策的質量更強調科學性，更注重決策的定量分析和數學模型的運用，即由經驗型決策向專家智慧型決策轉變。
網路化院校中間管理層的工作質量。中間管理層工作質量的主要標準有：對上級命令執行的程度，反饋下層資訊的準確和及時程度，管理系統內部協調一致的程度，對所屬部門工作的指揮是否正確、有效、靈活，能否及時有效地處理突發事件等，所有這一切又集中表現在為師生的服務上。在現實生活中，師生需要減少與上級的溝通環節，因此，減少中間環節也是一種工作質量的提高。
網路化院校具體執行工作的質量。院校具體執行層大部分是操作性工作，可以按不同崗位，具體制定工作質量標準。一般有：服務態度好壞；有無嚴格的工作程式標準，其執行程度如何；工作成果是否符合計劃要求；服務物件滿意程度等。在網路化條件下，具體執行工作的根本質量標準是，是否能滿足師生對行政機構的要求，建立以師生為中心的服務體系。
（二）網路化院校行政工作的時效標準
“時間是行政效率的重要因素，測定行政效率高低必須有時效標準。”[2]網路化院校時間標準可分為兩類：一是完成某一行政行為的速度標準；二是完成某一行政行為的時限標準。在網路化條件下，由於採用了大量的資訊科技，行政工作的時間大大縮短，網路化院校行政工作的時效標準不僅限於減少時間，而且還應該改變網路服務方式，從根本上節約師生的時間。
二、提高網路化院校行政效率的方法
網路化院校行政效率的高低受一系列因素的影響，主要包括組織因素和非組織因素。前者包括機構、人事、程式、方法等因素；後者包括道德、心理、社會、科技等因素。要提高網路化院校行政效率，就必須根據網路化院校的特點，尋找提高行政效率的方法。
（一）構建電子校園
電子校園集現代院校管理體制的優點於一身，是網路技術條件下世界各國院校行政管理追求的目標。構建電子校園主要應抓好以下幾方面的工作：
“構建電子校園平臺。它包括兩個方面：一是網路校園的硬體建設，形成一個完整的院校辦公自動化網路體系。二是網路校園的軟體建設。它不僅包括院校網路服務應用軟體，還包括資料的採集、輸入、歸類和應用。”[3]
按照網路化院校的要求，理順院校行政管理與黨組織管理及其他社團管理的關係。明確院校行政管理的職能、職責和許可權，將院校行政部門不該管、管不了也管不好的事務，交給社團和其他組織，在此基礎上，建立網路化院校行政管理系統，實現網上辦公，網上服務，“一卡通”，師生在生活場所就能辦完原來只有到院校機關才能辦完的事情。
按照網路化院校的要求重新界定各職能部門的職責和任務，確保責、權、利關係的一致性，防止政出多門、權責不清，提高行政效率。
按照網路化院校的要求科學設定行政職位和人員編制，杜絕機構虛設、機構臃腫、人浮於事。使行政組織在精簡、高效的原則下實現良性運轉。
按照網路化院校的要求健全行政組織的監督與保障機制，確保院校管理目標的順利實現。運用網路化院校系統擴大師生的管理參與度，在資訊互動中使決策更加高效科學。
（二）提高管理科學化現代化
院校行政管理的科學化、現代化，是指院校行政機關的各種行政管理活動都必須遵循客觀規律，按照科學的方法進行管理，利用現代化的管理思想和科學技術手段，開展行政管理活動。科學化是現代化的基礎，現代化是科學化的必然追求。
網路化院校管理的科學性、可行性如何，直接影響到行政活動的方向、速度，影響到行政資源的配備，並決定著行政管理活動的成敗。“堅持行政管理科學化、現代化，必須制定科學的行政計劃，一切行政管理活動都必須圍繞既定的行政計劃展開。”[4]在構建網路化院校行政體系時，還必須統籌全域性，遵循科學的原則，明確行政管理的方向、目標、任務、政策、方法、技術及其他要求，按照科學的程式，提高管理水平。
（三）開發人力資源
人是社會之本，人的創造力是社會發展的重要力量源泉。雖然網路系統能夠代替大量人的工作，但在以管人為特徵的政務面前，發揮人的作用仍然是網路化院校建設首先要考慮的問題。網路化不僅不能取代人，相反，由於技術的進步，它更需要高科技人才，更需要在政務行為中開發人才資源。
在網路化院校中開發人才資源，一是要利用網路化院校的有利條件，把行政人員從大量重複勞動中解放出來。二是藉助於網路技術，提高行政人員的工作水平。三是不斷加大對機關工作人員的培訓力度，加強幹部的學習，全面提高機關工作人員的素質，尤其要提高各級領導幹部的政治理論、業務知識和管理技能。
（四）強化制度約束
在網路化條件下，強化約束機制主要應做好以下幾方面的工作。
1．明確崗位、責任和利益。即以事定崗，以崗定責，以責定利。這樣做，減少了傳統體制相互扯皮的現象，每一個工作人員工作的效率和成績如何，可以根據各自完成的任務，進行定性和定量分析，由於各行政人員崗位、責任和利益明確，必將極大地提高行政效率。
2．行政管理制度化。即將原來行之有效的零碎管理方法上升為制度，形成統一的標準和規範，每一個人都受這些標準和規範制約，都按這些標準和規範行事，做到有令就行，有禁就止，行動一致的完成行政任務。
3．行政行為法制化。即將院校的行政制度上升為法規，所有人都必須以法規辦事。
三、提高網路化院校行政效率應注意的問題
（一）提高網路化院校行政效率必須凸顯以人為本的管理理念
網路化院校行政效率，不僅是工作方式的轉變，更是管理科學的革命。實行網路化管理後，原來由多個部門或專業人員完成的工作任務，變成由一個人或幾個人組成的“工作小組”來完成，院校行政管理人員將獲得獨立解決問題的行動自主權。“對行政人員的管理方式不是監督、控制，更多是指導、幫助和支援，考核方式也由部門工作量的考核，轉變為以業務小組為中心的績效考核。”[5]由於新的管理流程對行政人員的綜合素質和能力要求提高了，行政人員必須具備基於處理多項業務、協同作業、資訊化整合管理等新流程所要求的知識和業務能力，因此，在管理過程中，必須突出以人為本的管理理念，包括對被管理者的人性化管理和對管理者本身的人性化管理，全面提升以人為本的管理水平。
（二）提高網路化院校行政效率必須與院校資訊化建設同步進行
資訊科技是網路化院校行政效率的“發動機”，而網路化院校行政效率只能在資訊科技創新的基礎上才能發揮效能。網路化院校行政效率就是建立在資訊整合原則和資訊化基礎上的組織再造。資訊科技應用的真正力量不僅僅是使以往的活動做得更好，而是要突破原有的一些預設和規定，創造出一種全新的組織結構與工作方法，使院校組織的管理模式和服務質量發生質變，這也是院校行政組織再造的基礎所在。
（三）提高網路化院校行政效率必須與院校改革同步進行
提高網路化院校行政效率，不僅需要管理流程的轉換，還涉及“院校行政組織的制度改革、行政組織的結構調整、行政人員能力的提高以及行政組織文化的再造。”[6]具體來說，提升網路化院校行政效率的配套措施至少應當包括以下幾個方面。
1．轉變院校管理職能，將非教學科研的管理行為從原有的行政業務流程中剔除出去。
2．儘可能做到對現有行政組織和服務職能的整合化，並以法定的方式明確院校行政業務流程的範圍與邊界。
3．根據優化後的行政業務流程，調整、撤併不必要的行政部門，減少不必要的行政層級、裁減不必要的冗員，使行政組織結構扁平化、精幹化。
4．廢除不必要的規章制度和煩瑣的程式，簡化辦事手續，並對基層管理人員擴大授權。
5．建立跨部門的管理機構、配備強有力的領導，制定行政業務內部的運轉規則，各行政業務之間的關係規則，以院校中心工作為主軸，形成新的工作模式。
6．建立溝通行政組織內外的電子化資訊傳遞網路，並通過技術維護，確保行政管理資訊的暢通與安全。
7．行政人員要轉變觀念，樹立以服務為導向的工作意識，並通過培訓、資訊共享以及構建學習型組織，全面提升行政人員的綜合知識水平和資訊處理能力。
8．通過建立一種鼓勵創新、相互溝通、積極協作、強烈事業心和使命感、善於自我管理意識的行政組織文化，確保新管理模式下的行政人員能夠實現管理責任內化。
註釋
[1]濮小金。科學發展觀網路課堂“五步教學法”[J]《管理觀察》2009（7）45
[2]包玉娥《當代中國政治制度》[M]學習出版社2000（1）162
[3]安德妹。加強管理強化服務加快發展提高效益[J]《後勤管理》2007（7）58
[4]曹晶璞。高校行政管理工作高效性的對策研究[J]《商情》2009（12）61
[5]濮小金、司志剛《電子政務》[M]機械工業出版社2006（6）231
[6]許立一。行政組織再造之探討[R]《國政研究報告》2002（10）2
研究光纖通訊在華北油田電網的應用