怎樣寫一份簡潔的商業計劃書

是商業計劃，而不是博士論文!這裡講的是為什麼你精心製作的計劃卻能讓人讀得昏昏欲睡，以及教你如何把它簡單化。

當我早在20世紀70年代後期，剛開始寫商業計劃時，那時的一份所謂的“​​普通計劃”遠比今天我看到的更長、更復雜。商業計劃變短了。這可能是因為它比以往更為常見——越來越多的人開始越來越多地使用商業計劃。同樣，對閱讀商業計劃的銀行家和投資者來說，“短”也是一種趨勢，這可能是因為人們現在很少有時間去費力地閱讀檔案。

無論出於何種原因，現在商業計劃的趨勢是迴歸基礎，並要求具有良好的預測和可靠的分析。

但不要將簡單的措辭和格式與簡單的思維混淆起來。保持簡單的原因不是因為你沒有充分開發你的想法。簡單是為了把你的觀點快速且輕鬆地傳達給閱讀它的人。

考慮到這一點，下面我們來談談如何簡化商業計劃。

防止散文化。成功的商務寫作很容易閱讀。人們將略讀您的計劃，有些人會試著在通電話或翻看***時讀它，所以把深度散文化留著以後寫偉大的小說吧。當制定你的計劃時,記住以下這些建議：

不要使用長而複雜的句子，除非為了表達語意而必須這樣做。短句就很好，更容易閱讀。

避免行話、術語和縮略語。您也許知道NIH的意思是“非我發明”，KISS代表“儘量簡單”，但不要以為別人也知道。

使用簡單、直白的語言，如“使用”而不是“利用”，“然後”而不是“在那個時間點”。

列出要點是有好處的。它們幫助讀者更容易消化資訊。

避免“赤裸裸”的要點。需要解釋時要用簡短的解釋將他們具體化。未解釋的要點可能會令人沮喪。

保持短小。現在大多數商業計劃的平均長度比以往都短。最多20-30頁的文字中就可以涵蓋你需要傳達的一切，如果有需要，還可以加上另外10頁每月預測，管理層簡歷和其他細節的附錄。如果您已經制作了一個40多頁長的計劃，那你的概括能力一定有問題。

當然，規則也有例外。例如，我最近看到一個連鎖咖啡店的計劃，包括所選擇地點的照片，模擬選單和其他選擇地點的地圖。圖形使計劃更長，但他們增加了實際價值。產品照片、地點照片、選單、藍圖、平面圖、標誌和標牌的照片都是有用的。

使用商業圖表。請您將重要的數字安排得很容易找到並容易理解。使用匯總表和簡單的商業圖表突出主要數字。請在附錄中將相關的詳細資訊安排得容易找到。另外：

使用條形圖顯示最低限度的年銷售額，毛利率，淨利潤，現金流和淨資產。

三維條形圖看起來比較精巧，但二維條形圖通常更容易閱讀。做圖表時要確保數字是顯而易見的。

堆壘條形圖會使總數更容易看到。如果您的銷售劃分成段，就用堆壘條形圖以顯示總數。

市場份額和市場區間使用餅圖。

任務和里程碑顯示為水平欄，左邊帶標籤並且日期在頂部或底部。大多數人稱之為甘特圖。只顯示主要任務和里程碑，因為太多的細節會使這些圖表難以閱讀。

在彙總表中始終把資料來源放在靠近的圖表的地方，讓讀者可以迅速參考他們，並識別圖表中的數字。永遠不要讓商業計劃的讀者無法找到圖表的資料來源。

不要使用未在文中引用的圖表。如果在彙總表中源數字不是十分明顯，確保您指定的附錄中包含詳細的數字。

潤色整體外觀和感覺。除了措辭，您也希望您的文字整體外觀簡單並且引人注目。所以採納我的建議：

· 文字堅持使用兩種字型。標題使用的字型應該是簡單的無襯線字型，如Arial, Tahoma or Verdana。至於正文，您應該使用標準的文字字型，如Century, Times Roman 或 Book Antigua。

避免使用小字號。只有少數更易讀的10號字型比較好;他們大多是在11號或12號大小時更好。

使用分頁符將章節分開，將文字和圖表分開以及突出表格。如果有疑問，進入下一頁。沒有人會因為轉到下頁而不開心的。

使用空格。在狹小的空間內擠在一起的文字閱讀起來並不舒服。

請務必使用拼寫檢查。然後仔細校對您的文字，以確保您沒有拼寫錯誤!再次檢查您的文字中數字與表格中的是否相匹配。

作者：Tim Berry ，商業計劃軟體公司Palo Alto Software Inc.的總裁。

***編譯：創業邦，