在企業實際運作當中，公司ERP數據報表是動態的、財務部經常需要這些動態數據來分析公司生產成本與利潤。以下以一個問題案例總結一下，希望能給從事ERP使用人員有一些啟發作用。例：財務從ERP的《採購對帳單》裡導出Excel，然後是希望通過這個方式，來統計外貿部份使用資金動態情況，有以下問題要考慮：
工具/原料
電腦一臺
實際運作企業ＥＲＰ、從事應用管理或使用ＥＲＰ系統相關人員
方法/步驟
採購部採購原料，有自己公司生產需要原料以及外貿使用的，外貿就是本公司不直接加工，需要外派給其它公司加工完成附件產品，外貿加工附件產品回到本公司後再組裝完成。採購部在ERP裡向供應商下達採購單時，要註明自用與貿易以此區別，例：
採購部在下達成功採購單後，必須審核後，才可以打印。
財務部打開採購部模塊，查詢採購部下達採購單的明細
統計出來這個額度，主要是用來了解付款給供應商情況嗎？還是隻是用來作為一個參考瞭解一下都用在哪個客戶身上了？
如果是這個問題，哪麼相對來說簡單一點。相當於在《採購對帳單》顯示一列客戶名稱即可。但這個資料只能是參考，不能保證外貿的東西100%用在哪個客戶身上了。
統計出來的額度，真真正正瞭解外貿產品，這個錢都用在哪個客戶身上了？
如果是第二個情況，哪這個問題就複雜得多了。因為採購回來的東西，不一定就是給當時採購指定客戶使用的，這個跟輔料出庫操作準確情況有關，例如:小吳採購回來這個東西A,按道理是應該給B客戶使用，但出庫時給C客戶使用了。這個情況就要求，輔料倉庫管理上非常嚴格，領用人寫領料單要清清楚楚，領的東西用在哪個工單上，出庫人操作，清清楚楚在ERP對應操作好。但ERP輔料部份，有些工作涉及到生產外貿的、彩盒工作量很多。要考慮與生產部商議以後怎麼按排管理輔料倉庫管理了。是否重新劃分。
只有這樣做，ERP才是真真正正的能統計得出外貿用在哪些客戶身上了。。例圖如下：
注意事項
採購部下達採購單分自用與貿易單區分