這裡給大家介紹一個利用數據透視表整理員工打卡記錄的快捷方法。
工具/原料
電腦/excel
方法/步驟
如下面圖1所示，從卡機裡導出的打卡導出的考勤記錄是按照日期推移，一直往下排列，少則幾百行，多則幾千上萬行，看起來不直觀，統計起來也不方便。那麼，有沒有辦法讓它自動生成一個橫排列，即姓名編號部門之類的在左邊，從1號到31號的考勤記錄全部排在姓名的右邊呢？（如圖2）
有，辦法很簡單，就是用透視表建一個模板！
先用value函數把打卡記錄轉換成數字。重命名一下字段名。
點擊插入——插入數據透視表——數據透表。如圖所示：
在彈出的“創建數據透視表”對話框中進行設置。數據區域不變，放置透視位置選擇“新增工作表。
現在來設置一下透視表的屬性：
1、在“佈局和格式”設置裡面去掉“更新時自動調整列寬”前面的勾選。
2、在顯示設置裡去掉“顯示展開/摺疊按鈕”的勾選，然後勾選“經典透表佈局”。
3、在“彙總和篩選”設置裡去掉“顯示行總計”前的勾選。
現在來設置字段列表：姓名、編號、部門三項拉行字段，日期拉到列字段、考勤記錄拉到數據區域。如圖所示：
設置行字段。
取消行彙總：在行字段選中有“彙總”字樣的單元格，單擊右鍵——在彈出的選項中選擇“字段設置”——在接著彈出的對話框中選擇“無。
設置一下數值彙總方式：
選中數值據列的任意單元格——在彈出的對話框中單擊“值字段設置”——在接著彈出的對話框中選擇“求和”——確定。依些類推，直至全部數值設置完。
更改下數值字段名，在編輯欄裡把“求和項：”用空格代替。
用條件格式把表中的“0”值去掉：
CTRL+A全選工作表——開始——條件格式——突出顯示單元格規則——等於——標準值設為0，格式設置行選擇自定義格式——字體——白色。
設置一下單元格格式:
CTRL+A全選工作表——單擊右鍵——設置單元格格式——數字——時間——選擇一個你想要的格式——確定。好了，到此為止，一個橫向排列的打卡記錄表就出來了，看看是不是很直觀？
把原始的打卡記錄部分的數據清除掉，注意不能用刪除單元格或行、列來操作。保存工作薄。下次使用時直把打卡記錄粘貼到這個區域，刷新一下透視表就馬上OK。
