一、主題
主題(Subject)框的內容應簡明地概括信的內容,短的可以是一個單詞,如greetings;長的可以是一個名詞性短語,也可以是完整句,但長度一般不超過35個字母。YES:SuppliertrainingNO:professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany(太長)主題框的內容切忌含糊不清。NO:像Newsaboutthemeeting這樣的表達,YES:應改為Tomorrow'smeetingcanceled。一般來說,只要將位於句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規的格式可將除了少於5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。YES:NewE-mailAddressNotification;DetailedcalculationNO:detailedcalculation視信的內容是否重要,還可以開頭加上URGENT或者FYI(ForYourInformation,供參考),如:URGENT:Submityourreporttoday!
二、稱呼
1、E-mail一般使用非正式的文體,因此正文(Body)前的稱呼(Salutation)通常無須使用諸如DearMr.John之類的表達。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名,但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。YES:Tommy,或者Mr.Smith。2、稱呼和正文之間,段落之間,正文和信尾客套話之間一般空一行,開頭無須空格。如:Jimmy, IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.Best,David3、人家的名字千萬不要錯,老一輩的看到名字錯就乾脆攆去垃圾桶.同樣,頭銜都不要錯.頭銜或學位,任擇其一吧.以下是一樣的:HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt4、多過一個男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.YES:Messrs.Smith,Wyatt,andFury。女人呢?YES:用Mesdames,Mmes.,orMses.同樣不要跟名字.例子:Mses.Farb,Lionel,andGray。男女一齊呢?弄清楚稱呼就行.例如:Dr.andMrs.HaroldWright;Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright;Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學位就不喜歡用一般的頭銜,有時大頭不知道對方頭銜,乾脆用Ms.算了.Ms.SarahGray6、職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如:KenGreen,President/KenGreen/VicePresidentofInternationalOperationsNO:KenGreen/VicePresidentofUnicomChinaYES:KenGreen/VicePresident,UnicomChina7、老外的名字有時有Jr.或Sr.,之前的逗點是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人:YES:MichaelJ.Smith,Jr./MichaelJ.SmithSr.8、用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼.如果沒有名字,或者是很正規信的信件,可以考慮這些:DearCommitteeMember:DearMeetingPlanner:DearColleagues:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:DearSirorMadam:DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:如果是全公司:YES:GentlemenorLadies:LadiesorGentlemen:9、有時見到人家用冒號就說人家錯,其實也未必啊,看:YES:DearMr.Jones:(非常正規)DearJoan:DearJim,Jim,(非正規)
三、拼寫
1、E-mail的非正式的文體特點並不意味它的撰寫可以馬虎行事,特別是給長輩或上級寫信,或者撰寫業務信函更是如此。寫完信後,一定要認真檢查有無拼寫、語法和標點符號的誤。當然OutlookExpress等軟件的'拼寫檢查'功能可以助你一臂之力。2、外國國名儘量用大寫.是為尊重,也方便郵差.3、標點要準確 NO:Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.YES:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.4、大小寫要注意非必要,不要整個字都是大寫,除非要罵人。NO:MUSTchangetoOSimmediately.外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣。YES:要強調的話,用底線,斜字,粗體就可以了。
四、結尾部分
A、書信的結尾致意要留意,弄清大家的關係才選擇用詞,例子:1、VeryFormal非常正規的(例如給政府官員的)Respectfullyyours,Yoursrespectfully,2、Formal正規的(例如客戶公司之間啦)Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,3、LessFormal不太正規的(例如客戶)Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4、Informal非正規的(例如朋友,同事之類)Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!有時在we,I,andyou之間選擇是很煩的事--如果是公司代表聯絡生意之類,可以用:Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果單純說你自己,可以用:Ifoundthebrochureveryinformative.有時可以一起用啦...:Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.那麼I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯了.多用you有時會有隔閡的感覺.Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.(好像欠你一樣)Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.(這就友善多了)Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你來判斷我呀~~)Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.(客氣一點,人家受落)總之,語氣和賓詞的運用得當能決定你的禮貌程度.B、信尾客套話(Complimentaryclose)通常也很簡明。常常只須一個詞,如:'Thanks','Best','Cheers',不需要用一般信函中的'Sincerelyyours'或'Bestregards'。C、簽名:不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之類一起籤,人家會笑你的...簽名也看信件的語氣.給朋友或公司客戶,籤Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者BillGates啦.