文祕人員如何做好日常辦公室會議準備及服務工作?

新入職的辦公室人員,不知道如何做好日常會議準備,這裡結合自身工作經驗,與大家分享,希望能幫到有需要的人......

工具/原料

簽到表、記錄本、錄音筆、開水、杯子、茶葉等

方法/步驟

第一步,按領導要求通知相關部門何時、何地參加會議,如果需要部門參會人員做準備的,可告知會議內容;

第二步,佈置會議室,保持會議室整潔乾淨,準備茶水,如果有需要提前製作相關人員的席卡,同時,計算一下參會人員有多少,確保參會人員有位子坐;

第三步,個人要準備好會議記錄本、筆(最好帶兩支,以防寫到一半沒水)、會議簽到表,如果是重要會議需要準備錄音筆(當然手機也可錄音);

第四步,會前半小時提前開啟空調,提前10分鐘到會,看參會人員有無到齊,及時催促未到會人員參會,將本人手機調為會議模式;

第五步,會前,及時讓參會人員簽到;期間,認真做好會議記錄,如果有必要可以錄音;同時做好會務服務,關注領導需要,及時給領導及參會人員添水;

第六步,會議結束後,及時收集會議簽到表等資料,及時根據會議研究的內容撰寫會議紀要,一次會議順利完成。

注意事項

辦公室工作具有繁、雜、多等特點,需要從業人員眼活、手勤、腿快,在組織召開日常會議時,更要講求效率,多思考,勤總結。

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