日常檔案的保管一定要有規則。
美國一項研究機構曾對200家大公司職員做過調查，他們發現公司職員每年都要把6周的時間浪費在尋找亂放的東西上面。在我們的實際工作中，我們也常會看到有的工作人員把檔案櫃的資料全部翻出來，前後翻過很多遍，也不一定能找到所需的文件，不僅紙質資料如此，電子文件也同樣存在這樣的困擾，既浪費時間也消耗精力。我們很多大量寶貴的時間都浪費了在查詢檔案上。能迅速找到所需檔案，體現了一個人良好的工作素質。各種檔案如果能按一定的規則存放，預先支出的是一小點時間，卻最終能為我們節省大量的時間和精力。
因此我們研發了【規則】這個功能，您可以給目錄設定相關規則，當目錄下文件發生規則設定的動作，並且符合設定的條件後，則會觸發規則中設定的相應操作。
目錄的管理員及系統管理員許可權使用者可為目錄設定規則。
下面我們通過舉例來說明規則設定在公司日常工作中的應用。
例如，我們希望上傳文件時，如果文件名稱包含“方案”這個詞語，則自動將這些文件移動至【方案】這個目錄。
工具/原料
致得E6協同文件管理系統旗艦版
《致得E6協同文件管理系統產品使用說明》
方法/步驟
選擇要建立規則的目錄，在右側的目錄導航區，點選【規則設定】選項卡，在下方點選【新增規則】按鈕；
在彈出的新增規則介面中，輸入規則名稱，勾選【新建/上傳】動作前的複選框，輸入規則的詳細描述，具體如下圖；
繼2之後，單擊“條件”右側的【新增】按鈕，在條件型別的下拉列表中，選擇【檔名匹配】，檔名【包含】【方案】，點選【儲存】按鈕；
條件設定完成後，點選操作右側的【新增】按鈕，在彈出的操作型別下拉列表中，選擇【移動文件】，在下方移動文件框中，點選【選擇目錄】按鈕，在彈出的樹形目錄結構中，選擇您要移動文件至的目標目錄，點選【儲存】按鈕回到操作介面，再點選下方的【儲存】完成操作設定；
全部完成後，點選最下方的【儲存】按鈕，如下圖：
注意事項
操作型別說明：
啟動審批流程：當文件符合條件後，自動執行選定的流程進入審批；
鎖定文件：將文件進行鎖定，使得使用者無法進行編輯；
審批歸檔：審批歸檔後，文件自動解鎖，可再次發起審批
移動文件：移動符合設定條件的文件至指定的目錄；
重新命名文件：將符合設定條件的文件進行重新命名，可以原始檔名/新檔名+當前時間，新檔名內如包含*號，系統會自動將*號替換為原檔名；
傳送資訊/Email：通過即時訊息方式通知使用者或者傳送Email至使用者；
定時提醒：可設定文件的提示天數。