所謂的職能展開圖，指的是利用系統圖去指示部門的任務。很多企業都會採用職務分管圖，但它是用來界定各部門植物範圍的圖，所以它與只能展開圖還是不同的。
很多企業在組織上都有部、顆等單位，雖然比吃的職務有區分，但很多時候其職能都不是很明確，如果我們去問一個部門主管，他的部門職務是什麼，通常很少能夠得到明確的回答。在只能沒有展開的情況下，公司內部的觀念將無法統一。以質量保證部門為例，在職務認定上，部門主管所想與管理者所想的，可能內容相去甚遠。質量保證部的部長可能認為，自己的任務就是不能把不合格的產品交到客戶手中，因此，一旦發現不良。他會加強檢查，通過反覆的確認，儘量不讓不良發生。但在管理者方面，他當然不允許不合格的產品出貨，所以，他會知道整個公司的相關部門不要去生產這樣的產品，因此可能他會認為質量保證部門的任務必須大道即使不檢查，仍能送出良品的水準。不幸的是，在很多時候，部門主管與總經理的看法大相徑庭
如果公司各個崗位的植物都很明確，必要的植物也沒有缺漏，整個公司只能可以健全的展開，並獲得正常的認同，則不論是執行任務的活動，還是才人的培訓，都可以毫無阻礙的進行。
譬如，假設採購部門的任務是以更便宜的價格，在必要的期限內，採購一定質量的材料等，如果各個科長在只能沒有展開的情況下去執行這些任務的話，他們可能智慧靠交涉去降低成本，在對供應商的人才培育方面，他們可能會對其進行IE或者VE的指導，改善供應廠商的體制，從長期的觀點去謀求QCD的穩定噶衫。總經理與下屬成員之間，對於自己部門的任務，必須有一貫的看法，組織才能充分發揮其力量，這也是為什麼必須通過只能展開來指示改善對策的理由。
只能展開圖共計4個層次，首先，它明確部門的基本只能然後再指示需要那些只能去達到上述只能，以此類推，下圖是某公司採購部門只能展開圖的精華部分，其中主要所反應的觀念有：
①與供應商保持其共存共榮的關係
②從工序中徹底貫徹質量
③利用所有合理的手法在成本上戰勝競爭對手
這些觀念基本上就是公司目標管理的原則，只能展開圖就是使得這些想法更具體化。
筆者在為許多生產型企業變更組織時，都會進行職能展開的修改或廢除，使得任務隨之明確，儘管如此，也曾發生過一些不好的案例，當時，公司質量保證部裡設有成品檢查課，關於其任務，科長在只能展開圖的基本職能上寫著“檢查成品，找出不良的部分”當時擔任諮詢師的我生氣的說到“如果只做這點事，那何必設定這個職位”雨傘我將之更正為：“檢查成品，除區分良品與不良之外，還應退工工程中的質量活動，提高良品率。”
因此，如果未能做只能展開，常常會出現很多未能認識真正任務的例子，為了提高目標管理的效果，無論如何都必須設法使得職務、任務明確。
原作者： 明睿企業管理諮詢有限...