本人先前曾在政府機構負責公文的制發和整理，對於其中的技巧感受頗深，希望下面的內容對尚處在困惑中的朋友們有所幫助。
工具/原料
計算機一臺、辦公軟體操作常識
方法/步驟
首先了解公文的種類。
1、決議：適用於會議討論通過的重大決策事項。
2、決定：適用於對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
3、公告：適用於公司對內、對外宣佈重要事項或者法定事項。
4、通告：適用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。
5、意見：適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
6、通知：適用於釋出、傳達要求下級單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。
7、通報：適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況。
8、報告：適用於向上級單位彙報工作、反映情況，回覆上級單位的詢問。
9、請示：適用於向上級單位請求指示、批准。
10、批覆：適用於答覆下級單位請示事項。
11、函：適用於不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。
12、紀要：適用於記載會議主要情況和議定事項。
掌握公文構成及標準。
公文一般由密級和保密期限、緊急程度、發文單位標誌、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送單位、印發單位和印發日期、頁碼等組成。
1、密級和保密期限。公文的祕密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標註“絕密”、“機密”、“祕密”和保密期限。
絕密：指最重要的公司祕密，洩露會使公司的安全和利益遭受特別嚴重的損害。
機密:指重要的公司祕密，洩露會使公司的安全和利益遭受嚴重的損害。
祕密:指一般的公司祕密，洩露會使公司的安全和利益遭受損害。
2、緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標註“特急”“加急”。
特急:指事關重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運轉和辦理的公文。
加急:一般是指涉及重要工作需要急速形成、運轉和辦理的公文。
3、發文單位標誌。由發文單位全稱或者規範化簡稱加“檔案”二字組成，也可以使用發文單位全稱或者規範化簡稱。聯合行文時，發文單位標誌可以並用聯合發文單位名稱，也可以單獨用主辦單位名稱。
集團公司公文版頭以蒙、漢兩種文字套紅印刷，蒙文在上、漢文在下；集團公司部門檔案版頭採用漢文黑色版頭，各事業部採用漢文紅色版頭。
4、發文字號。由發文單位代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦單位的發文字號。
5、簽發人。上行文必須標註簽發人。
6、標題。由發文單位名稱、事由和文種組成。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
7、主送單位。公文的主要受理單位，應當使用全稱、規範化簡稱或者同類型單位統稱。
8、正文。公文的主體，用來表述公文的內容。
9、發文單位署名。署發文單位全稱或者規範化簡稱。
10、成文日期。署會議通過或者發文單位負責人簽發的日期。聯合行文時，署最後簽發單位負責人簽發的日期。
11、印章。公文中有發文單位署名的，應當加蓋發文單位印章，並與署名單位相符。有特定發文單位標誌的普發性公文可以不加蓋印章。
12、附註。公文印發傳達範圍、聯絡人等需要說明的事項。
13、附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
14、抄送單位。除主送單位外需要執行或者知曉公文內容的其他單位，應當使用全稱、規範化簡稱或者同類型單位統稱。
15、印發單位和印發日期。公文的制發單位和制發日期。
16、公文行文標準
公文使用的漢字、數字、外文字元、計量單位和標點符號等，按照國家有關標準和規定執行。
掌握公文格式。
集團公司日常檔案中至少要包含標題、主送單位、正文、成文單位及日期等關鍵要素。
1、標題。標準版頁上空2行，用小2號宋體字加粗，可分一行或多行居中排布。
2、主送單位。標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，後標全形冒號。
3、正文。主送單位名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格，用3號仿宋體字，數字、年份不得回行；如有附件，在正文下空一行左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”，後標全形冒號和名稱；附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1、×××”）；附件名稱後不加標點符號。
4、單位落款及時間。一般在正文下空3行，用三號仿宋字型，用全稱或標準化簡稱。
公文辦理
公文辦理包括髮文辦理、收文辦理、督辦檢查和整理歸檔
1、發文辦理。
發文辦理包括公文的發文鑑定、起草、校對、報審、稽核、簽發、複核、核發等程式
2、收文辦理。
收文辦理指集團公司、事業部所屬分（子）公司對外收文及各單位收到集團公司內部檔案的辦理過程。
3、督辦檢查。
公文經發文辦理和各單位逐層轉發後，需督查檔案傳送後的落實情況。
4、整理歸檔。