會議籌備工作完善與否，直接影響了整個會議的後期操作，廣州鳳騰會議公司表示，為了避免會議後期狀況連連，瞭解會議前期籌備須知工作並不可少。
一、會議資料準備須知
1、會議資料準備的時候，需要注意區分好參會人員的角色，並按照參會人員角色分別準備。
2、注意不要雜亂，就算是會議資料太多，也要耐心整理好，然後裝訂成冊，編號編碼已儘量減少參會人員的閱讀難度。
3、有時候可能主辦方會向參會者發放會議紀念品等，應當與會議資料一起準備好並一同發放，以免出現遺漏或者因為多人領取而出現混亂的情況出現。
二、會議通知須知
1、電話口頭通知：通過電話通知參會人員的時候，必須要在下通知的時候做好記錄，包括了有通話時間，被通知者的姓名等，以方便及時的查閱。
2、書面通知：書面通知的格式需要簡要的說明會議議程、參會人數、會議時間還有會議地點等。
三、會議議程安排鬚知
1、避免不必要的會議，初級的中層經理常常希望所有的下屬都能有機會聽自己發言，希望將自己的思想和理念都充分地傳達給下屬。開會是達到這一目的的一種有效途徑，因此，很多中層經理經常召集員工開會。要竭盡最大可能地減少開會次數。 2、明確會議的目的，會議的開啟必須先為其標明一個目的主題，並且提前通知所有需要出席的人員，告知其準備好參會資料，這樣才能保證大家有話說，該說些什麼，從而促進了會議效果。 3、計算會議的成本，會議成本決定了會議價值，其中包括了人力成本、時間成本、資金成本，需要多少開參與，會議時間的把控，資金成本的預算，對於會議主辦方來說都要有一個嚴格而明確的目標。 4、避免參會者的不滿，明確會議目標之後，管理者需要確定合適的開會時間。所謂合適的時間，不僅僅是針對舉辦者合適，而且對於每一位參與者來說，時間也都應是合適的。以免因為時間的衝突而造成與會人員產生情緒上的不快。四、會議場地佈置須知 1、、會場的整體格局，確定會場形式。不同的會場形式取決於會議內容、會場的大小和形狀、會議還需要用與會人數的多少等因素。 2、擺放花卉，如橢圓長桌中間空地、會議室角落，另外會議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過大過高，花卉顏色可視會議主題而定；
3、確定參會人數、人員，列印座次牌，準備簽字筆、筆記本等物品（每人一套）；若人數較多、會場較大，則必須準備會議米，並除錯好；
4、準備多媒體裝置，完成除錯工作；