Excel 的郵件合併功能非常強大，可以使一些重複而且繁瑣的工作變得異常簡單。下面就以批量列印獎狀為例，說明一下 Excel 郵件合併功能的用法。
工具/原料
Excel 2007 或更高版本。
方法/步驟
首先，在 Excel 中準備好一份獲獎名單。在如圖的名單中，包含“姓名”、“獎項”兩列。
然後，在 Word 中設計一張空白獎狀。在如圖的空白獎狀中，“同志”字樣前面，將放置第 1 步驟列表中的“姓名”欄位；中間的空行將放置“獎項”欄位；這兩個位置的字型設定為不同於其他文字的字型。
在 Word 中，依次點選“郵件”選項卡——“開始郵件合併”組——“選擇收件人”按鈕，在下拉列表中點選“使用現有列表”選單項。
彈出“選取資料來源”對話方塊，導航到第 1 步驟中的“姓名獎項”列表，單擊“開啟”按鈕。
再彈出“選擇表格”對話方塊，其中列出了上一步驟中開啟工作簿中的工作表，我們選擇儲存有“姓名獎項”列表的工作表，單擊“確定”。
這時，Word 文件看起來沒有變化，其實列表中的資料已經在後臺開啟備用。
在 Word 中，先在“同志”前單擊，然後依次單擊“郵件”選項卡——“編寫和插入域”組——“插入合併域”按鈕，在下拉列表中單擊“姓名”，會發現空白獎狀中被插入了“《姓名》”的字樣，它是一個域，連結到第 5 步驟中開啟的資料來源。
用和第 6 步驟中同樣的操作，再將“獎項”欄位，作為一個域插入到空白獎狀文件的合適位置。
在 Word 中，依次點選“郵件”選項卡——“預覽結果”組——“預覽結果”按鈕，第 7 步驟中被域佔據的位置，將會替換成資料來源列表中真實的姓名和獎項。
在 Word 中，依次點選“郵件”選項卡——“完成”組——“完成併合並”按鈕，在下拉選單中單擊“編輯單個文件”選單項。
在彈出的“合併到新文件”對話方塊中，保持選中“全部”，單擊“確定”按鈕。
Word 將會開啟一個新文件，其中包含了以前述空白獎狀為模板、以資料來源中的資料為欄位的全部獎狀。
這時，就可以將真正的空白獎狀放入印表機，逐頁列印獎狀了。
