大家經常用Excel製作表格，處理資料，怎樣才能提高工作效率呢？下面我們就為大家整理12則Excel常用小技巧。
工具/原料
Excel
步驟/方法
用Excel計算多列資料的運算結果時，你可以在旁邊的一列顯示出它的每步計算經過，用來跟蹤銀行帳戶的餘額變動情況絕對簡單直觀。
如圖所示，假設C2包含最初的帳戶餘額，A3是收入，B3是支出，在C3單元輸入公式=SUM(C2,A3-B3)可得到該步計算的結果。以後輸入其他交易資料時，只要按住C3的填充柄向下拖。
如果同一工作簿內包含多個相似的工作表，無需分別為這些工作表輸入相同的文字資訊。先按住Shift鍵，點選工作表的名字選中所有工作表，然後在第一個工作表中填寫所有工作表相同的內容，其餘工作表中也會自動出現這些內容。
如果每次啟動Excel的時候都要開啟特定的工作簿，把工作簿儲存到XLStart資料夾可自動開啟它。XLStart通常在Program FilesMicrosoft OfficeOffice或Office10下。但訪問XLStart資料夾不是很方便，特別是許多人為了方便備份和訪問，習慣於把所有常用文件儲存在“我的文件”裡面。好在Excel允許使用者指定另一個資料夾儲存自動開啟的檔案。選擇選單“工具/選項”，填寫“常規”選項卡中的“啟動時開啟此項中的所有檔案”。此外，最近使用過的檔案可從“檔案”選單的最後找到，Excel預設記錄4個最近使用的檔案，最多可記錄9個（也在“選項”對話方塊中設定），但“開啟檔案”對話方塊的“歷史”選項沒有這個限制。
要選中一大塊有內容的單元不是一件輕鬆的事情，可能會漏選，也可能因為某個單元的內容超出邊界而多選了空白的單元。你可以先選中一小塊包含內容的單元，然後按Ctrl+Shift+8，Excel自動把選中區域擴充套件到周圍所有非空單元。
Excel能夠跟蹤最近常用的命令，即選單上只直接顯示出常用命令，把其餘的命令“摺疊”起來。除非你依次點選各個想要直接顯示的選單，否則，顯示哪些選單、摺疊哪些選單是無法手工控制的。對於熟練使用者來說，從長長的選單列表中尋找某個選單並不是難事，反而開啟摺疊的選單顯得比較麻煩。如果要讓所有選單全部顯示出來，右擊任意工具欄並選擇“自定義”，在“選項”選項卡下面選中“始終顯示整個選單”。
對於有規律的資料，如日期、時間、星期等，無需全部手工輸入。先輸入前面2、3項（只要能夠確定資料的規律即可），然後用自動填充功能輸入其餘部分：選中手工輸入的單元，把游標移到角上的小方塊上，滑鼠指標變成黑十字狀的填充柄，拖動填充柄經過填充區域即可。
Excel有著強大的列表管理能力，可以按照排序列的字母或數字值排序且不打亂其他相關列的次序。選中列表包含的所有列，選擇選單“資料/排序”，排序列最多可以有三個，允許分別指定升序或降序。有時，排序標準既不是數值，也不是字母值，而是“甲，乙，丙，丁，……”之類的序列，這時需要點選“排序”對話方塊的“選項”按鈕，指定自定義排序標準。對於Excel沒有預定義的排序標準，例如要按照“總經理，副總經理，計算中心，……”的次序排序，點選Excel選單“工具/選項”，
選擇“自定義序列”選項卡，輸入自定義序列後，再點選“新增”按鈕。自定義排序標準之後，再按照通常的方式進行排序。
簡單的計算不需要輸入公式。選中多個單元，狀態條隨時顯示出求和結果，右鍵點選該結果，選單顯示出各種常用計算功能，如平均值、計數、最大和最小值等。
在大型Excel工作表中，要想迅速找到特定的單元或區域，只需在Excel頂部的“名稱框”輸入單元或區域的名稱。“名稱框”顯示出了當前被選中單元的名稱，點選旁邊箭頭得到的下拉列表顯示出了通過名稱框查詢單元的歷史記錄。如果要命名某個單元或區域，選擇選單“插入/名稱/定義”，先輸入單元的名稱，再輸入單元位置，最後點選“確定”。如果要快速跳轉到另一工作表的特定單元，只需在單元的名稱前面加上工作表名稱和感嘆號，例如“Sheet3!D38”。另外，按F5鍵可開啟“定位”對話方塊，進行復雜的定位和選擇操作。
如果你發現按行組織的資料轉換成按列組織之後（或相反），資料使用會更加方便，Excel能夠幫助你實現行-列置換。選中要轉換的資料，複製它，然後把游標移到新資料的起始位置，選擇選單“編輯/選擇性貼上”，選中“轉置”選項。
在Excel中列印時可能會出現浪費紙張的現象。例如，如果有一些單元格已經設定了格式，即使還沒有使用，Excel也會在列印時輸出空白的單元。為了避免浪費紙張，你可以先選中想要列印的單元區域，然後選擇“檔案/列印”，在“列印內容”對話方塊中選擇“選定區域”。如果要列印的內容屬於多個區域，只需按住Ctrl鍵再選擇即可。如果工作表很大，要列印的區域不能同時顯示在螢幕上，選擇選單“檢視/分頁預覽”，然後再按Ctrl鍵選擇要列印的區域。如果要打印出工作簿中的多個（但不是全部）工作表，只需在選擇選單“檔案/列印”之前選中各個工作表：對於相鄰的工作表，先點選第一個工作表的名字，然後按住Shift鍵點選最後一個工作表的名字；對於不相鄰的工作表，先點選第一個工作表的名字，然後按住Ctrl鍵再依次點選其餘的工作表的名字。
如果工作簿有太多的工作表，不能同時在螢幕上看到它們的名字，用滾動的方法切換工作表就比較麻煩了。右擊左下角的工作表滾動箭頭，利用彈出選單可以迅速切換到任意工作表。
