【外貿】外貿新手如何接聽客戶的英文電話??

許多外貿新手因為聽力和口語不熟練,在接國外客戶電話時一方面聽不大懂客戶講些什麼,另一方面自己也不知道用怎麼的話述表達,所以往往是電話打完了仍然一臉懵逼。

話說回來,我當時也是從不流利的英文開始說起,但是客戶電話接聽多了,就會總結出一些小竅門拿來分享,希望能夠幫到外貿新手走出電話陰影。

方法/步驟

1、在看到國外電話區號時,第一時間準備好紙筆,方便記錄。(這個主要是為了避免手忙腳亂。)

2、接聽後,禮貌地問候"Hello!"。然後,通常客戶會先說他要找誰,如果你聽到你的名字就說"This is XXX Speaking!"。(禮節性問候,表示出親切友好,並確認他沒找錯人。)你可以等客戶講完一句時,馬上插進去說:"Excuse me, who is speaking?"。這樣,客戶就告訴你他的名字,你馬上記下來。然後你再問他:"Where are you from, please?",通過客戶的回答搞清楚他是哪個國家的客戶。

3、然後,再問他:"What is the matter with you?",這樣客戶就會說關於哪方面的事情。注意,通常打電話過來的都是最近和你郵件聯絡過的,極少是新客人。如果名字和國家你能想起或者馬上在郵箱查找出是和你聯絡過的,你就能馬上知道他會講哪方面的問題。如果想不起來,那就聽他講一下是關於哪個問題的。如果你聽到了但是還不太明白講的什麼,你就重複他的話給他聽,那他就會對你說的表示出"YES"或"NO",然後你再繼續提問。

4、如果你對客戶的名字沒有印象,或者沒找到相關郵件,你可以問一句他是否先前有發過郵件給你:"Have you sent the email to me before?",然後注意聽是"YES"還是"NO"。(這個是方便查詢,即使當時沒找到,現在找到他的郵件也不遲,回覆時不要忘記加上一句"Thanks for your calling!"。)

5、如果你最終還是無法判斷出客戶在說的是什麼,那你就說:"I understand what you said, but could you send an email to me to confirm, please?"。然後問客戶是否知道郵箱地址,不知道的話你就告訴他,請他發郵件過來。(這個其實也是不懂裝一下懂,如果你真的聽不懂或者沒聽懂,不要不停地說:"No, I don't know!"或者其它一些否定的語句。你就聽他說就可以了,然後要求他發郵件確認他說的內容。這樣做的目的就是為了通過郵件更清楚地知道他所表達的,也是為了避免訂單流失。)

6、最後要說上一句:"Glad to speak with you, goodbye!"。(這也是禮節性的結尾。)

注意事項

第一,你不要自己心裡有包袱,認為自己英語不好(其實很多老外的英語也不好,但是為什麼人家敢說呢!),從而沒辦法認真聽對方講的內容。(反正英語是不好,你就當是聽不懂,能聽一個是一個,就算全聽不懂也沒人知道這通電話對吧!)

第二,你的語速很重要,你最好一個詞一個詞吐出來,一是方便對方聽,二是他也會有意識的將語速放慢。

第三,以上的用詞和表達都很簡單,但是要保證你有一定的條理和邏輯。

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